Poçtla işgüzar yazışmalar
İstənilən təşkilatın, kommersiya firmasının və ya müəssisənin fəaliyyətində uğur davranış mədəniyyəti və etiketlə ayrılmaz şəkildə bağlıdır. Rəhbərin və işçilərin bütün hərəkətləri, şübhəsiz ki, ədəb qaydalarını nəzərə almalı və vəziyyətə uyğun olmalıdır.
Etiketin ən vacib hissələrindən biri işgüzar yazışmalardır.
Hesablamalara görə, işdə vaxtın demək olar ki, 50%-i sənədlər və poçtla məşğul olmaq üçün sərf olunur. Ancaq bu lazımdır, çünki səlahiyyətli işgüzar yazışmalar şirkətin dövriyyəsini əhəmiyyətli dərəcədə artıra və müxtəlif xidmət və şöbələrin qarşılıqlı əlaqəsini sürətləndirə bilər.
Əlbəttə ki, burada müəyyən nümunələr var və biz bu məqalədə onlar haqqında mütləq danışacağıq. İşgüzar yazışma qaydaları çoxdan standartlaşdırılıb. Mövcud GOST R.6.30-2003 mətni vərəqdə düzgün yerləşdirməyə kömək edəcək, hansı girintiləri, kənarları və şriftləri düzəltməyi sizə xəbər verəcəkdir. İşgüzar yazışmalar nitq nümunələrinin vahidliyi və təkrarlanması ilə xarakterizə olunur.
Ancaq hər hansı bir məktub fərdi. Göndərənin şəxsiyyəti, onun mövqeyi, vəziyyəti və ünvan sahibi böyük iz buraxır. Müəyyən dərəcədə işgüzar yazışmalar yaradıcılıq və zəhmətin birləşməsidir.
İşgüzar yazışmaların növləri
Sənəd dövriyyəsi kağız üzərində və elektron poçt vasitəsilə həyata keçirilir.
Müəssisədəki bütün yazışmaları aşağıdakı qruplara bölmək olar:
Rəsmi/qeyri-rəsmi yazışmalar;
Daxili və xarici.
Rəsmi yazışmalara kommersiya təklifləri, təşəkkür məktubları və zəmanətlər, ticarət müqavilələri, müəssisə üzrə sifarişlər, vəzifə öhdəlikləri, tələblər, tələblər, iddialar daxildir.
Qeyri-rəsmi yazışmalara biznes tərəfdaşları, müştərilər və işçilərin müxtəlif təbrikləri daxildir; başsağlığı, üzr, dəvət və təşəkkürlər.
Daxili sənədlər yalnız bir müəssisənin şöbələri arasında dövr edir, xarici sənədlər isə onun hüdudlarından kənara çıxır.
İşgüzar yazışma qaydaları: daxili məzmun
Əsas tələb məktubun qısalığı və aydınlığıdır. Mətni bir neçə səhifəyə uzatmayın. Ən yaxşı seçim birinə uyğunlaşmaqdır.
İşgüzar yazışma qaydaları mətndən mürəkkəb, anlaşılmaz, xarici və yüksək ixtisaslaşdırılmış söz və ifadələrin çıxarılmasını nəzərdə tutur. Bütün cümlələr qısa, müəllifin əsas fikirləri ilə və “su”suz olmalıdır.
Məktubunuzda ikiqat şərhlərdən çəkinin, əks halda mübahisələr yaranarsa, öz nöqteyi-nəzərinizi müdafiə etmək və müəyyən bir ifadə ilə nəyi nəzərdə tutduğunuzu sübut etmək daha çətin olacaq.
İşgüzar yazışmaların yazılması qaydaları yazıçını alıcını adı və atasının adı ilə çağırmağı, ondan əvvəl “Əziz...” başlığını qoymağa məcbur edir. Məktubun alıcısı ilə yaxşı dostluq münasibətiniz olsa belə, “siz” sözündən istifadə etməyinizə əmin olun.
Girişdə soyad və ad göstərilməklə yanaşı, mesajın əsas məqsədi də bildirilir. İşgüzar yazışma nümunələri belə hallar üçün kifayət qədər şablon və klişe bilir: “Əvvəlki məktubla əlaqədar...”, “Xatırladıq...”, “Məlumat verək...” və s.
Resipient üçün əlverişsiz olan cavabı (təklifdən imtina, əməkdaşlıqdan imtina) ifadələrlə yumşaldın: “Təəssüf ki, biz təklif olunan şərtlərdən yararlana bilməyəcəyik...” və ya oxşar ifadələrlə.
Xarici kağız sənədləri
İstənilən iş məktubu şirkət məlumatları və bütün əlaqə məlumatları ilə şirkətin blankında yazılmalıdır.
Sənədin dəqiq tarixini daxil etməyinizə əmin olun.
Vərəqin yuxarı sağ küncünü ünvan sahibinin baş hərfləri və alıcı şirkətin ünvanı tutur.
Oxucunun başa düşməsini və qavramasını asanlaşdırmaq üçün mətni mənalı abzaslara bölün. 4-5 sətirdən çox deyil.
Bütün sözləri böyük hərflə yazmaq pis formadır.
Sənədlər məktuba əlavə edilə bilər. Bu halda, onlar vərəqin aşağı sol hissəsində ayrıca sətirdə qeyd olunur. İşgüzar etiketə görə, məktuba cavab 10 gün ərzində alınmalıdır. Problemin həlli üçün daha çox vaxt lazımdırsa, ünvan sahibi bu barədə məlumat verməlidir.
Yazdıqdan sonra mətni həm orfoqrafiya, həm də qrammatik səhvlər üçün yenidən diqqətlə yoxladığınızdan əmin olun. Əgər vaxtınız varsa, məktubu bir kənara qoymalı və sonra yenidən ona qayıtmalısınız. Bir qayda olaraq, əvvəlcə fərq edilməyən qeyri-dəqiqliklər aşkar ediləcək. Bu məsləhət müştəri şikayətinə cavab verərkən ən vacibdir. Savadsız yazılmış bir məktubla insanı daha çox qıcıqlandırmamalısınız.
Sənədi bir neçə dəfə yazıb yoxladıqdan sonra onu A4 kağızına çap edin. Bu ölçü, mətnin özü yalnız yarım vərəq tutsa belə, istənilən yazışma üçün istifadə olunan standart ölçüdür.
Bulanıq və ya səliqəsiz çıxışın qarşısını almaq üçün çap etməzdən əvvəl printerdə mürəkkəbi yoxlayın.
Bəzi hallarda siz vizit kartınızı sənədə əlavə edə və çap edilmiş vərəqin özünü şəffaf fayla əlavə edə bilərsiniz.
Şirkət loqosu olan markalı zərf də yaxşı forma hesab olunur.
Qeyri-rəsmi işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları işgüzar sənədlərdən daha çox emosionaldır və daha az klişedir. İxtisarlar və rəngli sifətlərin istifadəsi burada uyğundur, məsələn, təbriklərdə: heyrətamiz, həssas, mehriban.
Biznes e-poçtları
Poçt şəbəkəsi vasitəsilə zərfdə yazışma göndərməməyiniz rahatlıq yaratmamalıdır. Bu hallarda işgüzar yazışma qaydaları da tətbiq edilir.
Bacarıqlı və düzgün elektron biznes mesajları həm müəssisə, həm də konkret şəxs haqqında müsbət imici yaradır. Biznesdə reputasiya çox dəyərlidir!
Elektron poçtla yazışmaların əsas qaydaları
İş e-poçt ünvanınızı yalnız təyinatı üzrə istifadə edin.
Poçt qutusunun adına diqqət yetirin. İşləyərkən "körpə", "supermen" kimi səhv adlardan istifadə etməyin, hətta ingilis transkripsiyasında göstərilsə belə.
Həmişə "mövzu" sütununu doldurun, əks halda məktubunuz spama düşə bilər. “Plan”, “siyahı”, “kommersiya təklifi”, “hesabat” kimi təsvirlər uyğun deyil. Alıcınızın gələnlər qutusunda kifayət qədər oxşar məktublar ola bilər. Mesajınızın nə haqqında olduğunu mümkün qədər dəqiqləşdirin. Beş sözdən çox istifadə etməyin. Mövzunuzu böyük hərflə yazın. Sonda nöqtə qoymağa ehtiyac yoxdur.
Əgər əvvəllər qəbul edilmiş e-məktuba cavab göndərirsinizsə, mövzu sətrindəki “Re” hərfini silməyi unutmayın.
Ünsiyyət tərzi
Məktubu işgüzar formatda saxlayın. Təhdid, yalvarış, əmr tonunu çıxarın.
Elektron işgüzar yazışmaların qaydaları mətndə ifadələrin və ya çoxlu sayda sual işarələrinin və ya nida işarələrinin istifadəsinə icazə vermir.
Nəzakətli olun. Başlanğıcda məcburi salamlaşma və sonunda həmsöhbətlə vidalaşma yaxşı formadır. Məsələn, “Hörmətlə...” və ya bu kimi: “Hörmətlə...”.
Biznes e-poçt yazışmaları və onun “qızıl qaydası”: bir mesajda bir neçə fərqli mövzunu qarışdırmayın. Bir sıra məktublar göndərmək daha yaxşıdır.
E-poçt bir kağız məktubun yarısı qədər uzun olmalıdır.
Qoşmalarla işləmək
Əgər çatdırmaq üçün çox məlumat varsa, hamısını məktubun mətninə qoymayın, onu əlavələr kimi ayrıca sənədlər kimi əlavə edin.
Qəbul edənin rahatlığı üçün hazırladığınız sənədlərin adını onun başa düşdüyü adlarla dəyişdirin. Bu sizin marağınızı göstərəcək və sizi qazanacaq. Alıcının kompüterində neçə iş qovluğu olduğunu və onların arasında məktubunu necə axtaracağını düşünün.
Göndərdiyiniz fayllar haqqında alıcıya məlumat verməyinizə əmin olun ki, o, onları təsadüfi virus hesab etməsin. Böyük sənədləri arxivləşdirin.
Çox böyük qoşmaları (200 kbayt-dan çox) başqa yollarla, məsələn, ftp server vasitəsilə göndərmək daha yaxşıdır.
Bəzi poçt serverləri COM, EXE, CMD, PIF və bir sıra digərləri kimi formatların keçməsinə və onları bloklamasına icazə vermir.
Məktubunuzun bir neçə alıcısı varsa, hər dəfə kütləvi göndərmənin bütün sübutlarını silmək üçün vaxt ayırın. Ünvan sahibinin belə əlavə məlumatlara ümumiyyətlə ehtiyacı yoxdur. “bcc” əmri sizə kömək edəcək.
Elektron poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları qarşı tərəfə yazışmaların alınması barədə məlumat verməyi tələb edir. Hazırda cavab vermək mümkün deyilsə, bu barədə həmsöhbətinizi xəbərdar edin. Əlavə sualların və prosedurların qarşısını almaq üçün yazışma tarixçənizi yadda saxlayın.
Cavab vacib və təcili olarsa, ünvan sahibini telefon, Skype və ya ICQ vasitəsilə əlavə xəbərdar etməyə icazə verilir. Əgər bundan sonra da müsbət nəticə əldə edə bilməmisinizsə, özünüzü bir daha xatırladın.
Bir sənəd tələb etdiyiniz zaman cavab olaraq əlavə edilmiş fayl olan boş bir məktub almağınız qeyri-adi deyil. Bu qəbuledilməzdir. İşgüzar yazışma nümunələri sənədin mətnində müvafiq məlumatların yerləşdirilməsini tələb edir. Məsələn, bu: "Mən sizin sorğunuz üçün lazım olan məlumatları göndərirəm."
Məktubun sonunda koordinatları göstərməyi unutmayın: bütün mövcud ünsiyyət üsulları, mövqe, şirkətin veb saytı, sosial şəbəkələrə keçidlər.
Təşkilat kontaktlarını yazarkən, mümkün qədər çox məlumat verin - ərazi kodu ilə telefon nömrəsi, poçt kodu ilə ünvan. Axı sizin ünsiyyətiniz təkcə bölgənizin sakinləri ilə deyil. Bütün məlumatlarınız varsa, sizinlə əlaqə saxlamaq daha asan olacaq.
Və son qayda: yazışmaları kim başladısa, elektron dialoqu bitirməlidir.
Nəticə
İşgüzar yazışmalar incə məsələdir. Bəzən bir insan və təmsil etdiyi qurum haqqında qəti fikir formalaşdırmağa bir baxış kifayət edir. Biznes yazılarının qaydalarını bilmək karyeranıza çox kömək edə bilər.
E-poçt vasitəsilə işgüzar ünsiyyət istənilən müasir insanın həyatının ayrılmaz hissəsidir: biz işdəki həmkarlarımıza, rəhbərliyə, müştərilərə, biznes tərəfdaşlarına, bizi tanıyanlara və hələ də tanımayanlara yazırıq. Elektron yazışmalarda biznes etikası nədir və uğurlu biznes üçün bu nə dərəcədə zəruridir?
Hər bir məktub bizim vizit kartımızdır və biznes mövqeyimizi əks etdirir. Və əgər bizim üçün bu vizit kartının layiqli görünməsi və işgüzar mövqenin ünsiyyətin rahatlığına və məhsuldarlığına töhfə verməsi vacibdirsə, o zaman yaxşı davranışın əsas qaydalarını bilmək və gündəlik yazışmalarda onlara əməl etmək uğurun ən vacib şərtidir.
Elektron işgüzar yazışmalara gəldikdə, eyni qaydalar və qaydalar tətbiq olunur ki, biznes ictimaiyyəti hər hansı digər işgüzar qarşılıqlı əlaqə formalarında fəaliyyət göstərir: telefonla ünsiyyət qurarkən, danışıqlar apararkən və s. Fikrimcə, işgüzar e-poçt yazışmalarının etikası bir neçə sarsılmaz prinsiplərə əsaslanır:
- Rəqiblər arasında bir-birinin şəxsiyyətinə və işgüzar mövqeyinə qarşılıqlı hörmət.
- Rəqibin biznes maraqlarına diqqət.
- Məxfilik məsələlərinin əhəmiyyətini dərk etmək.
- Məlumat mübadiləsində punktuallıq.
Bu prinsipləri həyata keçirmək üçün praktiki vasitələri nəzərdən keçirək
1. Bacarıqlı və aydın şəkildə tərtib edilmiş “Mövzu” / “Mövzu” sahəsi
Mövzunun dəqiqləşdirilməsi ünvanı alan şəxsin vaxtına qənaət edir, ona qəbul etdiyi məktubun məzmununu dərhal qiymətləndirməyə və onu oxuyarkən onun prioriteti barədə tez qərar verməyə imkan verir.
2. Alıcıya/alıcıya salamlar və şəxsi ünvan
Güvən yaradır və məktuba şəxsi toxunuş verir. Ünvan sahibinin adına məhəl qoymamaq yanlışlıq kimi qəbul edilir.
3. Ünvanlama dəqiqliyi
“Kimə”, “Cc” və “Bcc” sahələrinin düzgün doldurulması səmərəli və etik ünsiyyət üçün ən vacib vasitədir. Bu sahələrlə işləyərkən səhvlərə yol verməmək üçün müasir biznes mühitində ümumiyyətlə qəbul edilən məqsədlərini bilməlisiniz:
- adınız birbaşa ünvançı sahəsindədirsə (“Kimə”), bu o deməkdir ki, məktubu göndərən şəxs sizdən sualına cavab gözləyir;
- bu sahədə bir neçə ünvan yerləşdirilibsə, bu o deməkdir ki, məktubu göndərən hər bir ünvandan və ya hər hansı birindən cavab gözləyir;
- Əgər adınız “Cc” sahəsinə yerləşdirilibsə, bu o deməkdir ki, göndərən sizin məsələdən xəbərdar olmanızı istəyir, lakin sizdən cavab gözləmir. Adınız “Cc” sahəsindədirsə, yazışma mövzusuna daxil olmamalısınız. Bununla belə, yazışmalara girmək qərarına gəlsəniz, yaxşı davranış əlaməti məktubu aşağıdakı ifadələrdən biri ilə başlamaq olardı: “İcazə verin, bu məsələnin müzakirəsinə qoşulum...”, “Müdaxilə etdiyim üçün üzr istəyirəm...”, “İcazə verin, fikrimi bildirim...”.
Etika baxımından xüsusi diqqət “Kor karbon surəti” sahəsinə aiddir. Bu, biznes etikası baxımından ən “zəif” e-poçt vasitəsidir, çünki... bu sahə adətən məxfi nəzarət və məlumat aləti kimi qəbul edilir. Bcc alıcıları digər alıcılara görünmür. Etik məsələlərə həssas olan bəzi şirkətlər bu alətin korporativ yazışmalarda istifadəsini qadağan edir. İstisna kütləvi poçt göndərişləridir (məsələn, dəvətnamələr). Onlar çoxlu sayda alıcıya göndərilir, lakin e-poçt ünvanları hər kəsə görünməməlidir.
Aşağıdakı universal qaydalara riayət edərək, "Bcc" sahəsinə daha sakit yanaşan şirkətlər var:
- “Kor karbon nüsxəsi” sahəsində yazışmalardan xəbərdar olmalı olan alıcılar (gizli alıcılar) yerləşdirilir, lakin onların xəbərdarlığı birbaşa alıcılar üçün aydın olmamalıdır;
- doldurulmuş “Kor karbon nüsxəsi” sahəsi ilə məktubun göndərilməsi ilkin razılaşmanı və ya məktubun müəllifinin və gizli alıcıların bu məlumat formasının səbəbi və məqsədi barədə sonradan məlumatlı olmasını nəzərdə tutur;
- gizli alıcı BCC sahəsindən yazışmaların mövzusuna daxil olmamalıdır.
4. Cavabın operativliyi
Məktubun cavab müddəti tərəfdaşların və müştərilərin biznes maraqlarına münasibətdə mövqeyinizin göstəricilərindən biridir. Şirkətlərin bununla bağlı fərqli standartları var. Məktuba qəbul edilən cavab/reaksiya müddəti iki-üç saat ərzindədir. Əgər məktubu alıb oxuduqdan sonra ona 24 saat ərzində cavab verə bilməyəcəyinizi başa düşürsünüzsə, onda yaxşı forma qaydası ünvançıya məktubunu aldığınız barədə məlumat göndərmək və ona cavab verəcəkdir: “Mən məktubu aldım. Bu gün gün ərzində cavab verəcəm” və ya “Mən məktubu aldım. Cavab vermək üçün əlavə məlumat lazımdır. Gec olmayaraq cavab verməyə çalışacağam...”
təklif edirik
5. Məlumatla düzgün işləmək (həcmi, dili, strukturu, formatı)
Məktubun mətnində məlumatın təqdim edilməsinin xarakteri və özəlliyi həm də sizin ünvanınıza mümkün qədər düzgün və hörmətlə yazışma aparmaq bacarığınız və istəyinizin aləti və göstəricisidir:
- “bir ekranda” uyğun gələn məktubun həcmini oxuyarkən maksimum rahatlıq, maksimum – A-4 formatında bir vərəq mətninin həcmində;
- göndərilən qoşmaların həcmi 3 MB-dan çox olmamalıdır (daha böyük fayllar problem yarada bilər, çünki onlar alıcının poçt serverindən keçməyə bilər);
- Göndərilən faylları universal kodlaşdırmada "paketləmək" daha yaxşıdır: Zip və ya rar (digər genişləndirmələr yönləndirmə zamanı bloklana və ya kəsilə bilər və alıcı üçün problemlər yarada bilər);
- Ünvan sahibinin məktubuna cavab verərkən cavabınızın mətni məktubun aşağısında deyil, yuxarısında (əvvəlində) yerləşdirilməlidir (bu, ünvanı alanın əvvəlki mətni “fırlatmaqdan” xilas edir. yazdığınız cavab axtarışında yazışma);
- Ünvan sahibinin məktubuna yeni məktub kimi cavab verməyə başlamamalısınız (yazışma tarixini saxlamadan). Belə cavab qəbul edəni orijinal mesajı axtarmağa vaxt itirməyə məcbur edəcək;
- Mümkün qədər ünvana başa düşülən dildə yazmaq lazımdır. Hər bir konkret halda peşəkar, daxili korporativ lüğətdən, jarqonlardan, abreviaturalardan və anglikizmlərdən (hər hansı başqa dildə ingilis dilindən götürülmüş) istifadənin məqsədəuyğunluğu məsələsi həll edilir.
Əgər jarqon və abreviaturadan istifadə yazışmaların sürətini və səmərəliliyini artırırsa, o zaman jarqondan istifadə məqbul və etikdir. Beləliklə, şirkət daxilində daxili yazışmalar demək olar ki, həmişə jarqonlarla doludur: yazışmaların bütün iştirakçıları üçün tanış və başa düşüləndir və vaxta qənaət etməyə imkan verir. Lakin xarici biznes tərəfdaşları/müştəriləri ilə yazışmalarda bu ehtiyatlılıq tələb edən məsələdir.
Terminologiya olmadan edə bilməyəcəyiniz olur. Məsələn, şirkət müştərilərə onlayn reklam kimi məhsul/xidmət təqdim edir və “media-kontekstli banner”, “açar sözlər”, “neqativ sözlər”, “ctr” kimi anlayışlar heç nə ilə əvəz edilə bilməz; biznes kontekstinə daxil edin və müştəriyə onlarla işləməyi öyrədin. Bu vəziyyətdə hər iki tərəfin səbirli olması və izah etmək və öyrənmək istəyi vacibdir.
Bununla belə, qısaltmaların və terminlərin istifadəsindən qaçınmaq olar və edilməli olduğu hallar var.
MÜSƏL:
Bir dostum 2 gün suala cavab axtarırdı: ASAP nədir. O, nəşriyyat üçün materiallar hazırlayırdı və son məktubunda ona yazırdılar: “ Maşa, zəhmət olmasa bütün materialları tez bir zamanda göndər" Maşa qərara gəldi ki, bu, ona məlum olmayan, mətnin "tərcümə edilməsi" lazım olan formatın təyinatıdır. Maşanın "deşifrə" və naşirin istəyini təmin etmək üçün sərf etdiyi vaxt 2 gün çəkdi. Təsəvvür edin ki, 2 gündən sonra sirli “azap”ın arxasında ingilisdilli mühitdə geniş istifadə olunan bir abbreviatura olduğunu bildikdə Maşının qıcıqlandığını təsəvvür edin”. mümkün qədər tez» – « mümkün qədər tez».
MƏSLƏHƏT: xarici müştərilər və tərəfdaşlarla yazışmalarda anglicisms, xüsusi terminlər və daxili abbreviaturalardan sui-istifadə etməyin.
6. İmza və əlaqə məlumatlarının mövcudluğu
Bu, hər bir məktubunuzu bitirməli olan zəruri atributdur. İmza blokunda aşağıdakılar yerləşdirilməlidir:
- Adınız və soyadınız.
Bu, yazışmaları fərdiləşdirir, bu da ünsiyyətin effektivliyinə və psixoloji rahatlığına təsir göstərir. İmzanızda abbreviaturalardan istifadə edilməməlidir. T.L əvəzinə. Vorotyntseva imzamda Tamara Leonidovna Vorotyntseva (və ya Tamara Vorotyntseva) yazacağam ki, ünvançı cavab məktubunda mənimlə necə əlaqə saxlamağı başa düşsün.
- Mövqeyinizi göstərin.
Bununla siz alıcıya səlahiyyətlərinizin və məsələlərin həllində peşəkar səriştənizin sərhədlərini başa düşməyə imkan verirsiniz.
- Əlaqə koordinatları (telefon, e-poçt, şirkətin adı və ünvanı, veb-saytı).
Bununla siz, lazım gələrsə, alıcıya əlavə əməliyyat əlaqəsi imkanı verəcəksiniz.
Yuxarıda göstərilənlərin hamısını ümumiləşdirərək və müxtəlif şirkətlərdə yazışmaları müşahidə etməkdə çoxillik təcrübəyə malik olmaqla, əminliklə deyə bilərəm: müasir biznes ictimaiyyətində etik standartlar nəinki yaxşı davranışın nominal atributları deyil, həm də praktiki alətlərdir. işgüzar ünsiyyəti düzgün, operativ, rahat və son nəticədə effektiv etməyə imkan verən həyat.
Tamara Vorotyntseva tərəfindən aparılan təlimə diqqət yetirin.
Məqalələr
Müasir dünyada işgüzar əlaqə çox vaxt işgüzar yazışmalarla başlayır - hər hansı vəzifəli şəxs tərəfindən onun adından və tutduğu vəzifəyə görə göndərilən istənilən növ yazışmaların (məktub, mesaj və s.) daxil olduğu işgüzar qarşılıqlı əlaqənin yazılı forması.
Əhəmiyyətli bir cəhət müəyyən etiket standartlarına uyğunluqdur. Əks halda, qurulmuş əlaqələr kəsilə və müştəri və ya biznes tərəfdaşı itirilə bilər. Yaxşı tərtib edilmiş işgüzar yazışmalar sizin və ya şirkətiniz haqqında ən xoş təəssürat yaratmağa kömək edir.
Hərflərin sehrinə yiyələnmək hər bir insan üçün vacibdir. Məsələn, yeni iş axtararkən: CV-nin tərtib edilməsi və göndərilməsi, test tapşırıqları, əhatə məktubları, özünüz haqqında əlavə məlumatlar, görüş vaxtının razılaşdırılması.
Maraqlıdır ki, bu gün mövcud olan işgüzar yazışma qaydaları təxminən 150 il əvvəl İngiltərədə hazırlanıb.
İş məktublarının növləri
Məktubun necə tərtib ediləcəyinə qərar vermək üçün onun növləri arasındakı fərqləri bilməlisiniz. Bu, mesajın mövzusu və düzgün tərtibatı barədə qərar verməyə kömək edəcək. Bu, vacib bir rəqibin gözündə axmaq görünməyinizə kömək edəcək.
Dizayn quruluşuna görə bunlar var:
- Rabitə məktubları
Buraya imtina məktubları, iddialar, bəhanələr və etiraflar daxildir. İşçinin peşə fəaliyyəti zamanı istifadə etdiyi hər şey.
- Razılaşma məktubları
Əhəmiyyətli bir yazı növü. Onun sayəsində görüşün nəticələri yekunlaşdırılır, razılaşmalar formalaşır, tapşırıqların yerinə yetirilməsi vaxtı müəyyən edilir və hər iki tərəf müqavilənin düzgün başa düşülməsinə əmin olur.
Biznes məktubu qaydaları
Bloqçuların özlərini ifadə etmələrinə icazə vermək sizin seçiminiz deyil. Səhvlər və yazı xətaları üçün heç bir bəhanə yoxdur. Uşaqlıqdan dil öyrənməyin çətinlikləri ilə özünüzü təsəlli edə bilməzsiniz. Özünüzə qarşı mümkün qədər tələbkar olmalısınız. Əks təqdirdə, şəxsiyyətiniz və təhsiliniz haqqında xoşagəlməz mənzərə yaradır.
İşgüzar yazışmaların özəlliyi ondan ibarətdir ki, peşəkar sözlərin orfoqrafiyasındakı səhvlər insanın seçilmiş sahədə səriştəsizliyinin göstəricisi hesab olunur.
Əsas qaydalar:
- Dəqiq tərifini bilmədiyiniz sözlərdən istifadə etməyin. Son çarə olaraq, lüğətlərdə onların mənalarını yoxlayın.
- Xüsusi terminologiyadan istifadə etməkdən çəkinin. Bəzi sözlər həmsöhbətə tanış ola bilər və onun tərəfindən yanlış şərh oluna bilər. İşgüzar yazışma etiketi belə hallarda terminlərin və abreviaturaların izahını nəzərdə tutur.
- Qısa cümlələrlə yazın. Konstruksiyaların uzunluğu və rəngarəngliyi işgüzar danışıqlar zamanı deyil, roman yazarkən uyğundur.
- Əvvəlcə mesajı məktubun mətnində deyil, kompüterinizdə və ya onlayn redaktorunuzda bir sənədə yazın. Müsbət cəhət mətnin avtomatik orfoqrafiya və durğu işarələrinin yoxlanılmasıdır. Bu həm də məktubun təsadüfən alıcıya vaxtından əvvəl göndərilməsinin və ya brauzerin bağlanması və ya internetin itirilməsi səbəbindən itirilməsinin qarşısını alır. Microsoft word proqramında işləyərkən müəyyən intervallarla materialın avtomatik saxlanmasından istifadə edin.
- Telefonunuzda və ya planşetinizdə mesaj yazmaqdan çəkinməlisiniz. Uyğun olmayan avtokorreksiya riski var.
- Göndərməzdən əvvəl səhvləri və mətnin uyğunluğunu yoxlayın. Yazılan mətni bir saatdan sonra yenidən yoxlamaq, müvəqqəti olaraq başqa şeylərə keçmək və yazmağı unudmaq tövsiyə olunur. Bu, bütün qeyri-dəqiqlikləri görərək mətnə fərqli prizmadan baxmağa kömək edəcək.
İş məktubunun formatlaşdırılması
Yazışmaları hazırlayarkən və apararkən təfərrüata xüsusi diqqət yetirilməlidir. Bu, həm də rəqibinizə hörmət göstərir və materialın yenidən işlənməsinə sərf oluna biləcək vaxta qənaət etməyə imkan verir.
Aşağıdakı aspektləri laqeyd etmək olmaz:
- Məktubun mövzu hissəsinin düzgün doldurulması
Bu ilk mesajdırsa, başlıq parlaq ola bilər. Bununla belə, əgər rəqiblə ünsiyyət artıq varsa, məktubun mövzusu qısa və lakonik şəkildə bildirilməlidir. Bunlar ünsiyyətin əsaslarıdır. Onlar bir müddət sonra mesajı tapmağa kömək edir ki, təkrar oxumaq həm göndərən, həm də qəbul edən üçün asan olacaq.
- Sitat
Göndərdiyiniz mesajda cavab verməli olduğunuz suallar ola bilər. Hər birindən ayrı-ayrılıqda sitat gətirərək onlara cavab vermək məntiqlidir. Bir neçə yönləndirmə ilə məktub göndərərkən nömrələmədən istifadə etməyə və mətni paraqraflara bölməyə dəyər. Bu yolla hansı suala cavab verdiyiniz həmsöhbətə aydın olacaq.
Həddindən artıq kotirovka zəncirləri ünsiyyətdə xaos hissi yaradır. Ancaq əvvəllər göndərilən mesajlara qayıtmaq və ya həmsöhbətə nəyisə xatırlatmaq lazımdırsa, bunu etməyə dəyər. Xüsusilə, büdcəyə, xidmət paketinə və vaxta gəldikdə.
- Alınan bütün məlumatları nəzərə alın
Məktub tərtib edərkən siz və ya həmsöhbətinizin əlavə etdiyi bütün sənədləri qısaca şərh etməlisiniz. Beləliklə, alıcıya faylların hansı məzmununun onu gözlədiyi dərhal aydın olacaq.
- Öz imzanız vizit kartına bənzətmədir
İşgüzar yazışmalar imza tələb edir. O, avtomatik edilə bilər, sonra göndərilən hər məktubda olacaq. Məlumat imzası necə yaradılır? Adınızı və soyadınızı, cari vəzifənizi, iş əlaqələrini və şirkət loqosunu istifadə edin.
Məsələn: "Hörmətlə, İvan İvanov, layihə meneceriniz, telefon nömrəniz və ya hər hansı digər messencer." Və ya “Hörmətlə, İvan İvanov...”.
İmza həm də şirkət və ya səbəblə xüsusi əlaqəni göstərən cəlbedici və yaradıcı ola bilər. Məsələn, kitab sənayesi şəbəkəsinin işçiləri cari yeni məhsulların adını daxil edərkən “Mən hazırda oxuyuram...” ifadəsindən istifadə edə bilərlər. Amma yaxşı olar ki, belə şeyləri rəhbərlərinizlə razılaşdırasınız.
- Poçt ünvanı
İşgüzar yazışmaların qaydaları poçt ünvanının göstərilməsini tələb edir. Sırf fəhlə olsa daha yaxşı olardı. Orada şirkətin adı, vəzifəsi, adı və ya soyadı göstərilə bilər, lakin doğum ili və ya oynaq ləqəblər/sözlər deyil. Fəaliyyət və ya mövqeləri dəyişdirsəniz belə, onu tərk etməyi planlaşdırırsınızsa, uzun illər ünvanı düzgün adı haqqında düşünmək daha yaxşıdır.
- Şrift və boşluq
Sənədlərdə ən çox istifadə olunan şrift Times New Roman, cədvəllər üçün 12 və ya mətn üçün 14 ölçüsüdür. 1,5-2 interval. Bunlar danışılmayan əsaslardır.
İşgüzar ünsiyyət tərzi
İşgüzar yazışmalar incə balanslaşdırma aktını əhatə edir. Burada mehriban ünsiyyət yersizdir, lakin qəti şəkildə sərt ünsiyyət də uyğun deyil.
Rabitə xüsusiyyətləri:
- Dizaynların ciddiliyi
Kiçik sözlər və jarqon ifadələr yersiz olacaq.
- İfadələrdən istifadə
Emosiyalardan ehtiyatla istifadə edin və ya onlardan qaçın. İlk əlaqə prinsipcə onların mövcudluğuna imkan vermir. Gələcəkdə mötərizələr mövcud ola bilər, lakin yalnız müsbət olanlar, orta miqdarda. Bu ünsiyyət tərzində gözəllik və yumor qəbuledilməzdir. Əgər həmsöhbətinizə tabesinizsə, bu forma qəbuledilməzdir.
- Ad və ata adı ilə salamlar
İşgüzar yazışmaların aparılması qaydaları həmsöhbətə hörmətli münasibət, onun şəxsiyyətinə diqqət və marağı nəzərdə tutur. Bu, rəqibin sizə marağını artırır və onun yumşaqlıq şansını artırır. Müraciət etdiyiniz şəxsin adını, eləcə də ünvana olan üstünlüklərini əvvəlcədən bilmək məsləhətdir.
- İki gün ərzində cavab verin
Mesaja cavabın bir neçə iş günü ərzində göndərilməsi düzgündür. Əks halda bu, hörmətsizlik sayılır. Məktub həftə sonu və ya tətildən əvvəl göndərilibsə, təcili deyilsə, ona cavab vermək məcburiyyətində deyilsiniz. Əks təqdirdə, həmsöhbətinizi cavabınızın müvəqqəti olmaması barədə xəbərdar etməli və ya məktubun məzmunu ilə bağlı abunəni qısa müddətə dayandırmalısınız.
- İntruzivliyin olmaması
Davamlı olaraq bir şey haqqında soruşmaq, təsdiq istəmək sizi pis işıqda göstərəcək. Həmsöhbətdən təsdiq tələb olunarsa, üç gün ərzində ona cavab vermək lazım olduğunu xatırlada bilərsiniz. Əgər məsələ təcilidirsə, ilk mesajınızda bunu qeyd etmək daha yaxşıdır.
- Güzgü qaydası
İşgüzar yazışma etiketi çox vaxt rəqibinizə onun etdiyi kimi müraciət etməyə imkan verir. Bu, eyni səviyyədə qarşılıqlı anlaşma və ünsiyyət imkanlarını artırır. Hansı terminləri, ünsiyyət tərzini izləyin və həmsöhbətinizin istifadə etdiyi ünvana müraciət edin.
- Bayramınız mübarək
Rabitə ətrafında və ya rəsmi bayramlar zamanı baş verirsə, həmsöhbəti təbrik etməyə dəyər. Bunlar işgüzar yazışmaların qaydalarıdır. Rəqibinizin ad gününün nə vaxt olduğunu bilmək də faydalıdır.
- Minnətdarlıq
Elementar nəzakət təbrikə, dəvətə və ya izahata cavab olaraq minnətdarlıq sözləri olardı.
Yuxarıda göstərilən bütün xüsusiyyətləri nəzərə alaraq, həmsöhbətinizlə əlaqə qurmaq və özünüz haqqında müsbət rəy formalaşdırmaq çətin olmayacaq.
Biznes yazı qaydalarının əhəmiyyəti
Əslində göndərilən hər hansı məktub vizit kartıdır, seçdiyimiz işgüzar mövqeyimizin əksidir. Belə ki, o, layiqli görünür, hörmət və etimadı ruhlandırır və danışıqlar problemlərin həllində rahatlıq və səmərəliliklə müşayiət olunur, yaxşı davranış qaydalarını bilmək və onlara daimi riayət etmək uğurun sarsılmaz təminatıdır.
İnternetdə və ya məktublarda hər hansı yazışmalara gəldikdə, telefonla və ya şəxsi danışıqlarda olduğu kimi eyni ciddi standartlar tətbiq olunur. Qarşılıqlı əlaqənin qurulduğu prinsiplər:
- digər şəxsin şəxsiyyətinə və işgüzar mövqeyinə qarşı tərəflər arasında qarşılıqlı hörmət;
- rəqibin biznes maraqlarına diqqət;
- məxfiliyin qorunması;
- mühüm vəzifələrin həllində dəqiqlik.
İşgüzar yazışmalar zəruridir, çünki:
- məktub göndərərkən, nəzərdə tutulsa da, cavab yoxdur;
- məktublar lazımsız məlumat axınında itirilir və işçilər davamlı olaraq bir-birinə zəng edərək poçtlarını yoxlamağı xahiş edirlər;
- e-poçtu oxuduqdan sonra sizdən nə lazım olduğu tamamilə aydın deyil;
- Mesajlarda təfərrüatların bolluğu və məlumat xaosu səbəbindən düşüncələr qarışır, mürəkkəb məsələ heç vaxt həll olunmur.
İşgüzar yazışmaların aparılması üçün ümumi qaydaları həyata keçirsəniz, çoxlu boş vaxtınıza qənaət edə bilərsiniz. Bu, yuxarıda göstərilən problemlərin qarşısını almağa kömək edəcəkdir.
İşgüzar dairələrdə layiqli görünməyə çalışan hər kəs həmişə istifadə edir. Və o, həmişə əsas şeyi xatırlayır - e-poçt nə ünvanı alana, nə də nümayəndəsi olduğu şirkətin nüfuzuna və ya işgüzar imicinə xələl gətirməməlidir.
İşgüzar elektron yazışmaları düzgün və bacarıqlı aparmaq bacarığı müasir menecer imicinin əsas komponentidir. Bu həm ümumi mədəni səviyyənin əlamətidir, həm də şəxsi peşəkarlığın göstəricisidir. İnsan öz fikirlərini necə formalaşdırıb rəsmiləşdirə bildiyinə uyğun olaraq onun başqalarına və şəxsən özünə münasibətini inamla mühakimə etmək olar. Diqqətsiz yazılmış e-poçt, tərəfdaşların və həmkarlarının gözündə müəllifin işgüzar nüfuzunu asanlıqla məhv edə bilər.
E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları
1. İş e-poçt ünvanınızı yalnız biznes məqsədləri üçün istifadə edin. İşdə olarkən iş serverindən məktub göndərirsinizsə, o, həm gedən, həm də daxil olan məktublar saxlanılır. İşəgötürəniniz məktubu istənilən vaxt oxuya bilər. İşgüzar yazışmaları yalnız ofisin divarları arasında aparın.2. Mesajınızın kimə ünvanlandığını və içindəki məlumatların kimə faydalı ola biləcəyini aydın şəkildə anlayın. Məktubunuz kimə ünvanlanıb? Müştəriyə? Bir tərəfdaşa? Həmkar? Bir tabeçiyə? Patrona? Ünvan “to” qrafasında, maraqlananlar isə “surətdə” göstərilir. Heç vaxt əlavə nüsxələri, xüsusən də müdirinizə göndərməyin. E-poçtda üçüncü tərəflər qeyd edilərsə, onlar da adətən "kopya" sütununa daxil edilir.
3. Mesajın məqsədini özünüz üçün formalaşdırın. Qarşınıza hansı məqsəd qoyursunuz: məktubun oxucusundan nəyə nail olmağa çalışırsınız? Nə reaksiya gözləyirsiniz? Mesajınızı oxuyan alıcı dərhal ondan nə lazım olduğunu başa düşməlidir. Elektron yazışmaların aparılması qaydaları:
Hadisələrə fərdi perspektiv gətirmək istəyirsinizsə - birinci şəxsdən (biz, mən)
Mesajınız sorğu və ya təlimat xarakteri daşıyırsa - 2-ci şəxsdən (siz, siz)
Əgər siz kənar müşahidəçi kimi məktub yazırsanız və ünvan sahibini əldə edilmiş faktlar və ya hadisələr barədə məlumatlandırmaq istəyirsinizsə - 3-cü şəxslə (onlar, o, o).
4. “Mövzu” sahəsini boş qoymayın. E-poçt alan insanların əksəriyyəti mövzu sahəsinə baxaraq yazışmaları araşdırmağa başlayır. Bir şəxs bir neçə saniyə ərzində məktubu oxumaq qərarına gəlir, buna görə məktubun məzmunu mövzu hissəsində əks olunmalıdır. Mövzu qısa, konkret və informativ olmalıdır.
5. Məzmunu aydın saxlayın: ünvan və salamlama, əsas hissə, xülasə, imza, əlaqələr. Hər hansı bir məktub olmalıdır e-poçt etiketi. Tənbəl olmayın və qəbul edilmiş məzmunun heç bir hissəsini atlamayın, düzgün formatlaşdırılmış məktub peşəkarlığınızın göstəricisidir;
6. Ünvan sahibinə xitab etmək və salamlamaq ona olan hörmətinizin göstəricisidir. Mümkünsə, hər məktubu şəxsi mesaj və salamla başlayın. Nəzakət əlaməti həmsöhbətinizə adı ilə müraciət etməkdir. Ünvandan sonra mesaja gündəlik xarakter vermək istəyirsinizsə, vergül qoyun. Rəsmiliyi və əhəmiyyəti vurğulamaq istəyirsinizsə, bu məktub tez-tez ünsiyyət qurduğunuz həmkarınıza ünvanlansa belə, nida işarəsindən istifadə edin.
7. Prinsipə əməl edin: qısa və aydın (KY). İşgüzar e-poçt yazışmalarının əsas qaydalarından biri "minimum sözlər - maksimum məlumat" dır. Fikirlərinizi xüsusi (aydın), ardıcıl, yığcam və asan başa düşüləcək şəkildə təqdim edin. Cümlələr qısa olmalıdır, bu, alıcıya lazımi məlumatları çatdırmağı asanlaşdırır. Biri var E-poçtların qızıl qaydası– hissəli, bir mövzu – bir məktub. Bir neçə əlaqəsi olmayan ideyaları olan bir böyük mesajdansa, bir neçə e-poçt (hər biri bir mövzu ilə) göndərmək daha yaxşıdır.
8. Qeyri-rəsmi ünsiyyəti işgüzar yazışmalara çevirməyin. E-poçtda heç bir emosiya yoxdur! E-poçt mesajınızda göstərilən məqamları emosional olaraq vurğulamaq istəyirsinizsə, emosional alt mətn neytral, xarici sakit və düzgün təqdimat tonunun arxasında gizlənməlidir. Buna dillə deyil, məzmunla nail olunur.
9. Məktubun əsas mətninin aydın strukturuna riayət edin. Çox vaxt məktub üç hissədən ibarətdir:
Məktubun yazılma səbəbi (səbəb, əsaslar). Bu hissə adətən mümkün qədər qısadır
Məsələnin mahiyyətinin ardıcıl təqdimatı
Həll yolları, sorğular, təkliflər, nəticələr
10. Mesajın görünüşü son dərəcə asan başa düşülməlidir. Mətni beş-altı sətirdən çox olmayan paraqraflara bölün. Paraqrafları bir-birindən boş sətirlə ayırmaq daha yaxşıdır. Bir rəng və bir şrift seçin ki, mətn daha yaxşı qəbul edilsin. Zəruri olmadıqda nida işarələri, ifadələr, abbreviatura və ya kursiv elementlərdən istifadə etməmək daha yaxşıdır.
11. Düzgün yazın. Savadsız yazmaq müəllifin kifayət qədər savadlı olmadığını göstərir. İşgüzar nüfuzunuz mətndəki hərf və səhvlərə görə nüfuzdan düşür. Məktub göndərməzdən əvvəl, e-poçt etiketi məktubu diqqətlə oxumağı tövsiyə edir. Bir çox e-poçt proqramı və mətn redaktorları durğu işarələrini və orfoqrafiyanı yoxlaya bilər və səhvlər aşkar edilərsə, düzəliş variantları təklif edirlər. Bu xidmət e-poçt yazmaq üçün tələb olunur.
12. Əlavələrə hansı sənədlərin daxil edilməli olduğunu nəzərdən keçirin. Məktubun mətninə ətraflı məlumat daxil etməməlisiniz, onu ayrıca bir fayl kimi göndərmək daha yaxşıdır. E-poçtun mövzu hissəsində hansı faylı daxil etdiyinizi göstərdiyinizə əmin olun, əks halda alıcı onu virus hesab edə bilər. Göndərməzdən əvvəl bütün fayllar antivirus proqramı ilə skan edilməlidir.
13. Həmişə əlaqə məlumatlarını yazın və abunə olun. Bu, sizi yaxşı tərəfdən göstərəcək və peşəkar keyfiyyətlərinizi nümayiş etdirəcək. İmza beş-altı sətirdən çox olmamalıdır. Bu, şirkətin adı, adınız və soyadınız və vəzifənizdən ibarət olmalıdır. Tipik olaraq, xarici alıcılar üçün e-poçt ünvanınız, telefon nömrəniz və şirkətin veb-sayt ünvanı da göstərilir.
14. Postscript işgüzar yazışmalarda çox nadir hallarda istifadə olunur. Mesajınızda postscript istifadə edirsinizsə, bu, məktubun məzmunu haqqında kifayət qədər düşünmədiyinizin göstəricisidir.
15. Yalnız xüsusi hallarda oxunmuş qəbz verilir. Tipik olaraq, oxunuş qəbzi yalnız xarici alıcılar üçün və yalnız alıcıdan cavab gözlənildikdə təyin edilməlidir.
16. “Yüksək əhəmiyyət” qutusunu yalnız həqiqətən zəruri olduqda istifadə edin. E-poçtda təcili diqqət tələb edən vacib məlumatlar varsa, əhəmiyyəti "yüksək" olaraq təyin edin. Bu, e-poçtunuzu gələnlər qutunuzda vurğulayacaqdır. Ancaq bu funksiyadan lazımsız yerə sui-istifadə etmək tövsiyə edilmir.
17. Məktubu göndərməzdən əvvəl yenidən oxuyun. Hər şey qısa, konkret, başa düşüləndirmi və hər hansı uyğun olmayan məlumat və ya qrammatik səhvlər varmı? Qəbul edənin təfərrüatları düzgündürmü? Təqdimatın ardıcıllığını və məntiqini yoxlayın.
18. E-poçtlara dərhal cavab verin. Məktubun alınması barədə bildiriş həmkarlara və ya tərəfdaşlara hörmət əlaməti, yaxşı davranış əlamətidir. Əgər bu anda məktuba cavab verə bilmirsinizsə, o zaman müəllifə məlumat verməli və ilk fürsətdə dərhal cavab verəcəyinizə söz verməlisiniz. Ardıcıl olaraq verilən bütün suallara cavab verin. Cavabınızı yeni məktub kimi başlamayın. Əgər məktuba 48 saat ərzində cavab verilməzsə, alıcı onun məktubuna məhəl qoyulmadığını və ya itdiyini düşünə bilər.
19. Yazışmaların təşəbbüskarı elektron dialoqu bitirir.
20. Bunu yadda saxla E-poçt yazışmaları qaydaları, daha doğrusu onların uyğunluğu müasir peşəkar menecerin göstəricisidir.
1 469 0 İyirmi birinci əsrin gəlməsi və kompüterlərin geniş yayılması ilə kağız üzərində işgüzar yazışmalar praktiki olaraq məhv oldu - o, yalnız hədsiz dərəcədə rəsmiyyət tələb olunduğu yerlərdə istifadə olunur. Amma bu, heç də o demək deyil ki, işgüzar yazışmaların qaydaları da aradan qalxıb. Hətta e-poçtlarda belə, onlara əməl edilməlidir.İşgüzar yazışmaların yazılması qaydaları
İlk dəfə iş məktubu yazmaq üçün oturduğunuzda, yəqin ki, çaşqınlıq hiss edəcəksiniz. Axı bu, dostunuza və ya qohumunuza mesaj atmaqla eyni deyil. Həmsöhbətinizlə necə əlaqə saxlamalısınız? İfadələrdən istifadə etməliyəm, ya yox? Bütün bu çoxsaylı sahələri necə doldurmaq olar?
Siz qaydada başlamalı və əvvəlcə e-poçt iş məktubları ilə işləmək üçün ümumi qaydaları xatırlamalısınız.
- İmtahan. Əgər işgüzar yazışmalar əsas fəaliyyət sahəniz deyilsə, poçtunuzu iki dəfə - səhər, işə gələndə və nahardan sonra yoxlaya bilərsiniz. Müştərilər və biznes tərəfdaşları ilə ünsiyyət gündəlik fəaliyyətinizin bir hissəsidirsə, iş masanızda məktublar haqqında bildirişlər göstərəcək e-poçt müştərisini quraşdırmaq daha asan olacaq.
- Cavab verin. Açıqlamayan etiket məktuba cavabın mümkün qədər tez yazılmasını tələb edir, buna görə də diqqəti yayındırmağa dözə bilməyən bir şey varsa məktublara məhəl qoymamaq olar. Rəsmi qaydalarda deyilir ki, məktub poçtla alınarsa on gün, faksla alınarsa iki gün əvvəl cavablandırılmalıdır.
- Saxlama. E-poçtların spam qovluğuna düşməməsinə əmin olmalısınız. Bundan əlavə, onlar silinə bilməz: əks halda, münaqişəli vəziyyət yaranarsa, sadəcə yazışmalara istinad edə və kimin haqlı olduğunu görə bilməyəcəksiniz.
- İstifadəsi. Siz şirkətin e-poçt ünvanından yalnız onun adından yazışma zamanı istifadə edə bilərsiniz. Əgər nədənsə yazışmalar üçün şəxsi E-poçtdan istifadə etmək lazımdırsa, onun rəsmi göründüyünə və nalayiq və ya vulqar sözlərin olmadığına əmin olmalısınız.
Biz yaddaşı çeşidlədik, cavab vaxtlarını və hansı E-poçtdan istifadə edəcəyimizi müəyyənləşdirdik. Bütün bunları xatırlamaq asandır və növbəti mərhələyə keçə bilərsiniz: iş məktubu gəldi. Həmsöhbətinizi incitmədən buna necə cavab vermək olar? - Düzgün. “Salam Vasya, məktubunu aldım və düşündüm...” kimi məktublar şəxsi yazışmalar üçün nəzərdə tutulmalıdır. İşgüzar yazışmaların aparılması düzgünlük və nəzakət tələb edir. Siz jarqon, ifadəli və ya kobud ifadələrdən istifadə edə bilməzsiniz. Bir neçə ildir həmsöhbətinizlə işləsəniz belə, ifadələrdən istifadə edə bilməzsiniz. Özünüzə "sən" deyə müraciət edə və tanış ola bilməzsən - məktub nəzakətli və quru olmalıdır.
- Bacarıqlı. Savadlılıq mədəni inkişafın, intellektual səviyyənin göstəricisidir, şirkətin reputasiyasını qoruyub saxlamaq və qəşəng məktub yazmaq üsuludur. Əgər siz rus dilində yazmaqda yaxşı deyilsinizsə - bu tez-tez baş verir və heç də utanc üçün əsas deyil - qrammatika, orfoqrafiya və durğu işarələrini yoxlamaq üçün xüsusi xidmətlərdən istifadə edin.
- Adekvat olaraq. Həmsöhbət sadəcə nə danışdığınızı başa düşmürsə, hətta ən səriştəli və düzgün cavab boşa çıxa bilər. Ona görə də ya peşəkar terminlər işlətməkdən çəkinməli, ya da onlara izahat verməlisiniz. Həmçinin, həmsöhbəti çaşdıra biləcək çox mürəkkəb və ya çox yaygın olmayan sözlərdən istifadə etməməlisiniz. Və təbii ki, mənasına şübhə etdiyiniz sözləri daxil etməməlisiniz.
- Məntiqi. Cavabı bilmirsinizsə, həmsöhbətinizdən gözləməsini, öyrənməsini və başqa bir məktub yazmasını xahiş edin. Əgər məlumdursa, onun məktubda ardıcıl, məntiqli və aydın şəkildə təqdim olunduğunu yoxlayın və yalnız bundan sonra göndərin.
- gözəl. Dizayn məzmundan az əhəmiyyət kəsb etmir. Paraqraflardan istifadə etməli, sualdan sitat gətirməli və yalnız bundan sonra cavab verməli, nömrələnmiş və markerli siyahılardan istifadə etməlisiniz.
Daxil olan məktuba cavab vermək üçün bunu savadlı, düzgün, adekvat və məntiqli etmək kifayətdir. Bəs əvvəlcə məktubu necə yazmaq olar?
Əvvəlcə onu düzgün formatlaşdırmalısınız:
- Mövzu . E-məktubun mətnindəki "Mövzu" sahəsinə məhəl qoyulmamalıdır, çünki həmsöhbət onu oxumaqla ondan tələb olunanlar haqqında ilk təəssürat yaradacaqdır. İdeal olaraq, belə görünməlidir: "Müəssisənin adı, problemin mahiyyəti" - "Romashka ASC". Şüşə ləvazimatları."
- İmza . Əksər e-poçt xidmətləri sizə avtomatik imza yaratmağa imkan verir, bunlara aşağıdakılar daxildir: "Ad, vəzifə, şirkət" - "Romashka" ASC-nin baş mühasibi İ.V. Bu forma, alıcıya kimə müraciət etdiyini və cavabına necə başlayacağını asanlıqla anlamağa imkan verəcək.
- salamlar . Salamlama tanış olmamalıdır - "Salam", "yaxşı gün", "aloha" və ya digər oxşar variantlar yoxdur. Neytral "Salam" və ya "Axşamınız xeyir" yaxşı olardı.
- Apellyasiya . Adlı ünvanlar - "Anya" - tam adın əvəzinə - "Anna Dmitrievna" tanış görünür və məktubun bütün təəssüratını poza bilər. Buna görə ad və ata adı ilə bir ünvan seçmək daha yaxşıdır.
- Uzunluq . Çox uzun məktublar vaxt aparır və oxunması çətindir. Buna görə də optimal həcm mətn redaktorunun standart səhifəsinə uyğun gələn həcm hesab olunur.
Məktublar, cavablar və yeni məktublarla işləmək üçün ümumi qaydalar - bütün bunları yazmağı öyrənmək çətin deyil. Ancaq yadda saxlamaq üçün daha bir neçə nüans var:
- Məzmun . Məktubda yazılmasının səbəbi, onun ardıcıl təsviri, sonra isə suallar və təkliflər olmalıdır.
- Əhəmiyyət . Əksər e-poçt xidmətlərində yazarkən yoxlaya biləcəyiniz “Vacib!” qutusu var. Sonra belə bir məktub alıcının qovluğunda vurğulanacaq.
ƏHƏMİYYƏTLİ! Yalnız bir onay qutusundan istifadə edə bilməzsiniz - əks halda həqiqətən təcili bir məktub sadəcə düşünmədən vurğulananların bolluğunda boğulacaq.
- Dialoqun sonu . Sözsüz etiket qaydalarına görə, onu başlayan şəxs yazışmaları bitirir.
- Vaxt. İş gününün sonunda və cümə günü günortadan sonra məktublar göndərmək yalnız pis forma deyil, həm də boş fikirdir - hər halda, cavab yalnız növbəti səhər və ya hətta bazar ertəsi gələcək.
- Nəzakət . Sizi qarşıdan gələn bayram münasibətilə təbrik etməliyik. Cavabınız üçün təşəkkür edirik. Təcili məktuba dərhal cavab vermək mümkün olmadıqda, bu barədə ünvana məlumat verilməlidir.
- Qoşmalar . İstənilən əlavə arxivləşdirilməli və məktubun mətnində bu barədə alıcıya ayrıca məlumat verilməlidir.
ƏHƏMİYYƏTLİ! Elektron işgüzar yazışmaların qaydaları həmsöhbətə diqqətli olmağı tələb edir - ona danışmağa, suallar verməyə icazə verməli və ultimatum şəklində heç bir şey tələb etməməlisiniz.
E-poçt yazışmalarının növləri
Yazışmaları tənzimləyən qaydalar məktubun göndərildiyi yerə görə bir qədər fərqlənə bilər.
- Daxili yazışmalaröz müəssisənizin işinə mane olmamaq üçün məktublara eyni gündə cavab verməyin məqsədəuyğun olduğunu, həmçinin məktubun tonunun digər hallara nisbətən bir qədər daha tanış ola biləcəyini nəzərdə tutur.
ƏHƏMİYYƏTLİ! Yaxşı olardı ki, daxili yazışmalar üçün vahid şablon işlənib hazırlansın ki, ona görə də işçilər beyinlərini struktur üzərində sındırmadan tez məktublar yaza bilərlər.
- Xarici yazışmalar daha yüksək dərəcədə rəsmiyyət, eləcə də peşəkar jarqon filtrləmə ehtiyacını nəzərdə tutur - tez-tez başqa bir şirkətdən olan həmsöhbət sadəcə konkret sözləri başa düşməyəcək.
- Beynəlxalq yazışmalar daha böyük formallığı, eləcə də vaxt zonalarının nəzərə alınması zərurətini nəzərdə tutur. Beləliklə, səhər Nyu-Yorka məktub göndərməməli və cavabın yaxın gələcəkdə, narahat və tələsik gələcəyini gözləməməlisiniz, çünki məktuba cavab verməli olan işçi çox güman ki, hələ də yataqda oturur.
Bununla belə, böyük fərqlər yoxdur. Nəzakət, savad və sorğunu aydın şəkildə formalaşdırmaq bacarığı hər yerdə qiymətləndirilir.
İş məktubunu necə yazmaq olar
Sənəd hazırlamaq üçün istifadə edin Microsoft Word və aşağıdakı qaydalar:
- təşkilat blankı;
- Times New Roman şrifti;
- geniş sahələr;
- ölçü 12-14 p.;
- sətir arası - 1-2 p.;
- Məktubun səhifə nömrələrini sağ alt tərəfə qoyun.
Əgər bu beynəlxalq yazışmadırsa, o zaman məktub ünvanlananın dilində yazılır.
İş məktubunun strukturu:
- Apellyasiya;
- preambula;
- Əsas mətn;
- Nəticə;
- İmza;
- Ərizə.
Xatırlamaq üçün başqa nə vacibdir:
- Həmsöhbətinizə “siz” sözü ilə müraciət edin.
- Alınan məktuba cavab yazırsanız, bu barədə ən əvvəl qeyd edin, məsələn: "Sizin istəyinizlə, 01/01/2020-ci il tarixli..."
- Əgər məktub aqressivliklə alınıbsa, rəqibiniz kimi olmayın və yazışmalarınızda aqressiv, yalvaran ifadələr və ya əmr tonu istifadə etməyin.
- Hər bir yeni fikri yeni sətirdə yazın ki, məlumat daha yaxşı qəbul edilsin. Uzun abzaslar yaratmayın. Maksimum 5-7 cümlə.
- Caps Lock (böyük hərflərlə) yazılmış sözlərdən çəkinin - belə mətn təhlükə kimi qəbul edilir.
- Göndərənin əlaqə məlumatlarını və məktubun göndərilmə tarixini daxil etməyi unutmayın.
- İşgüzar yazışmalarda ifadələr və ya dırnaq işarələrindən istifadə etməyin.
- Xarici sözlərdən istifadə etməyin, rus sinonimini seçin.
- Bir şriftlə yazın. Rəngli mətndən və ya həddindən artıq altdan xətt çəkməkdən, qalınlaşdırmaqdan və s. istifadə etməyin.
- Həmsöhbətinizlə nəzakətli olun və ünsiyyətdə açıq olun. Onun fikrini aydınlaşdırın və bu barədə nə düşündüyünü soruşun. Empatiya və hörmət göstərin.
- Rəqibinizin sizə necə cavab verdiyinə baxın.
İstifadə üçün məqbul olan standart ifadələr
Hər dəfə fikirlərinizi hansı formada qoyacağınızı düşünməmək üçün işgüzar yazışmalar üçün qəbul edilən standart ifadələrdən istifadə edə bilərsiniz:
- Apellyasiya. "Salam, əziz İqor Petroviç"- əgər alıcını şəxsən tanıyırsınızsa. "Salam, cənab Smirnov"- həyatınızda ilk dəfə ona yazırsınızsa. Adətən orduya müraciət edilir "Salam, yoldaş polkovnik Smirnov".
- Xəbərdarlıq. Standart ifadə nümunəsi: “Sizə bildiririk ki,...”. Buna dəyişdirilə bilər “Diqqətinizə çatdırırıq”, “məlumat veririk”, “məlumat veririk”.
- İzahat. Məktubun məqsədi barədə əvvəlcə ünvan sahibini məlumatlandırmaq üçün aşağıdakı konstruksiyalardan istifadə edə bilərsiniz: “Müraciətinizə cavab olaraq...”, “İşin aparılması məqsədi ilə...”, “Yardım göstərmək üçün...”, “İstəklərinizə uyğun olaraq...”.
- Sorğu. Məktubdakı sorğu formulla uyğun olmalıdır "Sizdən xahiş edirik...".
- Təklif. “Biz sizə təklif edə bilərik...”, “Sizə tövsiyə edirik...”.
- Təsdiq. “Təsdiq edirik...”, “Aldıq...”.
- İmtina. “Təklifiniz rədd edildi...”, “Aşağıda göstərilən səbəblərə görə razılaşa bilmərik...”, “Təklifiniz nəzərdən keçirildi və qeyri-konstruktiv hesab olundu.”.
Formallıq işgüzar yazışmalar üçün ən yaxşı yoldaşdır, lakin rəsmi ifadələrin arxasında mənanın itirilməməsi vacibdir. İş məktubunun yaxşı bir nümunəsi belə görünə bilər:
Salam, İqor Petroviç!
Genişlənmə ilə əlaqədar olaraq, Romashka ASC avadanlıq istehsalı üçün xammal partiyalarını 25% artırmalıdır. Margaritka şirkəti ilə əməkdaşlığımız 5 ildir ki, davam edir və indiyədək şikayət etmək üçün heç bir əsasımız olmayıb. Ona görə də tədarükün artırılması imkanlarını və yarana biləcək çətinlikləri müzakirə etməyi təklif edirik.
Məhsuldar əməkdaşlıq ümidi ilə ASC Romashka-nın baş direktoru G.V.
******************************************************************************