Poslovna korespondencija putem pošte

Uspjeh u aktivnostima bilo koje organizacije, komercijalne firme ili poduzeća neraskidivo je povezan s kulturom ponašanja i bontonom. Svi postupci menadžera i zaposlenika svakako moraju voditi računa o pravilima lijepog ponašanja i biti primjereni situaciji.

Jedan od najvažnijih delova bontona je poslovna korespondencija.

Procjenjuje se da se gotovo 50% vremena na poslu troši na papire i poštu. Ali to je neophodno, jer kompetentna poslovna korespondencija može značajno povećati promet kompanije i ubrzati interakciju različitih službi i odjela.

Naravno, ovdje postoje određeni obrasci i o njima ćemo svakako govoriti u ovom članku. Pravila poslovne korespondencije odavno su standardizovana. Postojeći GOST R.6.30-2003 pomoći će vam da pravilno postavite tekst na list, reći će vam koje uvlake, margine i fontove da napravite. Poslovnu korespondenciju karakteriše ujednačenost i ponavljanje govornih obrazaca.

Međutim, svako pismo je individualno. Veliki pečat na njemu ostavlja identitet pošiljaoca, njegova pozicija, situacija i primalac. U određenoj mjeri, poslovna korespondencija je kombinacija kreativnosti i napornog rada.

Vrste poslovne korespondencije

Promet dokumenata se vrši na papiru i putem e-maila.

Sva korespondencija u preduzeću može se podeliti u sledeće grupe:

Službena/neformalna prepiska;

Unutrašnji i eksterni.

Službena korespondencija uključuje komercijalne ponude, pisma zahvalnosti i garancije, trgovinske ugovore, narudžbe za preduzeće, radne obaveze, zahtjeve, zahtjeve, potraživanja.

Neformalna korespondencija uključuje razne čestitke poslovnih partnera, kupaca i zaposlenih; saučešće, izvinjenje, pozivnice i zahvale.

Interni dokumenti kruže samo između odeljenja jednog preduzeća, dok eksterni dokumenti prelaze njegove granice.

Pravila poslovne korespondencije: interni sadržaj

Glavni zahtjev je kratkoća i jasnoća pisma. Ne razvlačite tekst na nekoliko stranica. Najbolja opcija je da se uklopi u jedan.

Pravila poslovne korespondencije podrazumevaju isključivanje složenih, nejasnih, stranih i visoko specijalizovanih reči i izraza iz teksta. Sve rečenice treba da budu kratke, sa glavnim mislima autora i bez „vode“.

Izbjegavajte dvostruka tumačenja u svom pismu, u suprotnom ako dođe do nesuglasica bit će teže odbraniti svoje gledište i dokazati šta ste mislili pod određenom frazom.

Pravila pisanja poslovne korespondencije obavezuju pisca da primaoca nazove imenom i patronimom, kojem prethodi naslov „Poštovani...“. I obavezno koristite "vi", čak i ako imate dobar prijateljski odnos sa primaocem pisma.

U uvodu se, pored navođenja prezimena i imena, navodi i osnovna svrha poruke. Primjeri poslovne korespondencije znaju dovoljno šablona i klišea za ovakve slučajeve: „U vezi sa prethodnim pismom...“, „Podsjećamo...“, „Obavještavamo...“ i dr.

Odgovor nepovoljan za primaoca (odbijanje ponude, odbijanje saradnje) ublažite frazama: „Nažalost, nećemo moći da iskoristimo predložene uslove...“ ili slično.

Eksterna papirna dokumentacija

Svako poslovno pismo mora biti napisano na memorandumu kompanije sa podacima o kompaniji i svim kontakt informacijama.

Obavezno navedite tačan datum dokumenta.

Gornji desni ugao lista zauzimaju inicijali primaoca i adresa preduzeća primaoca.

Podijelite tekst na smislene pasuse kako bi ga čitatelj lakše razumio i uočio. Ne više od 4-5 redaka.

Pisanje svih riječi velikim slovima je loš oblik.

Dokumenti se mogu priložiti uz pismo. U ovom slučaju, oni su navedeni u posebnom redu u donjem lijevom dijelu lista. Prema poslovnom bontonu, odgovor na pismo mora biti primljen u roku od 10 dana. Ako je za rješavanje problema potrebno više vremena, primalac mora o tome obavijestiti.

Nakon pisanja, obavezno ponovo pažljivo provjerite tekst da li ima grešaka, kako pravopisnih tako i gramatičkih. Ako imate vremena, odložite pismo i vratite mu se kasnije. Po pravilu će se otkriti nepreciznosti koje u početku nisu bile uočene. Ovaj savjet je najvažniji kada odgovarate na pritužbu korisnika. Ne treba još više iritirati osobu nepismenim pismom.

Kada se dokument napiše i nekoliko puta provjeri, odštampajte ga na A4 papiru. Ova veličina je standardna veličina koja se koristi za bilo koju prepisku, čak i ako sam tekst zauzima samo pola lista.

Testirajte mastilo u štampaču pre štampanja da biste izbegli zamućen ili neuredan otisak.

U nekim slučajevima možete priložiti svoju vizit kartu dokumentu, a sam odštampani list priložiti u providnu datoteku.

Brendirana koverta sa logom kompanije takođe se smatra dobrim.

Pravila za vođenje neformalne poslovne korespondencije često su emotivnija nego u poslovnim papirima i manje klišejska. Ovdje su prikladne kratice i upotreba šarenih prideva, na primjer, u čestitkama: nevjerojatan, osjetljiv, ljubazan.

Poslovni emailovi

Činjenica da ne šaljete prepisku u koverti putem poštanske mreže ne bi trebalo da vas opušta. U ovim slučajevima važe i pravila poslovne korespondencije.

Kompetentne i korektne elektronske poslovne poruke stvaraju pozitivnu sliku kako o preduzeću, tako io konkretnoj osobi. Reputacija u poslovanju vredi mnogo!

Osnovna pravila za dopisivanje putem e-maila

Koristite svoju poslovnu adresu e-pošte samo u svrhu za koju je namijenjena.

Obratite pažnju na naziv poštanskog sandučeta. Nemojte koristiti pogrešna imena kada radite, kao što su "beba", "superman", čak i ako su navedena u engleskoj transkripciji.

Uvijek popunite kolonu "predmet", inače vaše pismo može završiti u neželjenoj pošti. Opisi poput “plan”, “list”, “komercijalni prijedlog”, “izvještaj” nisu prikladni. U prijemnom sandučetu vašeg primaoca može biti dosta sličnih pisama. Budite što precizniji o tome o čemu se radi u vašoj poruci. Nemojte koristiti više od pet riječi. Upišite svoj predmet velikim slovom. Nema potrebe stavljati tačku na kraju.

Ako odgovarate na prethodno primljenu e-poruku, obavezno uklonite “Re” iz naslova.

Stil komunikacije

Čuvajte pismo u poslovnom formatu. Uklonite prijeteći, preklinjući, zapovjedni ton.

Pravila elektronske poslovne korespondencije ne dozvoljavaju upotrebu emotikona ili velikog broja upitnika ili uskličnika u tekstu.

Budite ljubazni. Obavezni pozdrav na početku i oproštaj od sagovornika na kraju je dobra forma. Na primjer, “S poštovanjem...” ili ovako: “S poštovanjem...”.

Poslovna e-pošta i njeno „zlatno pravilo“: nemojte miješati nekoliko različitih tema u jednoj poruci. Bolje je poslati niz pisama.

E-mail bi trebao biti upola kraći od papirnog pisma.

Rad sa prilozima

Ako ima previše informacija za prenošenje, nemojte ih sve stavljati u tijelo pisma, već ih priložite kao zasebne dokumente kao priloge.

Radi pogodnosti primaoca, preimenujte dokumente koje ste pripremili u imena koja on razumije. Ovo će pokazati vaše interesovanje i osvojiti vas. Razmislite o tome koliko radnih foldera primalac ima na svom računaru i kako će među njima tražiti vaše pismo.

Obavezno obavijestite primatelja o datotekama koje šaljete kako ih ne bi smatrao slučajnim virusom. Arhivirajte velike dokumente.

Najbolje je slati prevelike priloge (preko 200 kbajta) na druge načine, na primjer, preko ftp servera.

Neki mail serveri ne dozvoljavaju formatima kao što su COM, EXE, CMD, PIF i niz drugih da prođu i blokiraju ih.

Ako je bilo nekoliko primalaca vašeg pisma, odvojite vrijeme da svaki put izbrišete sve dokaze o masovnom prosljeđivanju. Ovakvi dodatni podaci uopće nisu potrebni primatelju. Komanda “bcc” će vam pomoći.

Pravila za vođenje poslovne korespondencije putem e-pošte zahtijevaju obavještavanje druge strane da je prepiska primljena. Ukoliko trenutno nije moguće odgovoriti, o tome obavijestite sagovornika. Sačuvajte svoju historiju korespondencije kako biste izbjegli daljnja pitanja i postupke.

Ukoliko je odgovor važan i hitan, dozvoljeno je dodatno obavijestiti primatelja putem telefona, Skypea ili ICQ-a. Ako ni nakon ovoga niste uspjeli postići pozitivan rezultat, podsjetite se ponovo.

Nije neuobičajeno da kada zatražite dokument, kao odgovor dobijete prazno pismo sa priloženim fajlom. Ovo je neprihvatljivo. Primjeri poslovne korespondencije zahtijevaju da se relevantne informacije stave u tijelo dokumenta. Na primjer, ovo: "Šaljem potrebne podatke za vaš zahtjev."

Ne zaboravite navesti koordinate na kraju pisma: sve dostupne metode komunikacije, poziciju, web stranicu kompanije, linkove na društvene mreže.

Kada pišete kontakte organizacije, navedite što više informacija - broj telefona sa pozivnim brojem, adresu sa poštanskim brojem. Uostalom, vaša komunikacija se odvija ne samo sa stanovnicima vašeg regiona. Ako imate sve informacije, bit će vam lakše kontaktirati.

I poslednje pravilo: ko god je započeo prepisku mora da završi elektronski dijalog.

Zaključak

Poslovna korespondencija je delikatna stvar. Ponekad je dovoljan samo jedan pogled da se stvori određeno mišljenje o osobi i organizaciji koju predstavlja. Poznavanje pravila poslovnog pisanja može uvelike pomoći vašoj karijeri.

Poslovna komunikacija putem e-pošte sastavni je dio života svakog modernog čovjeka: pišemo kolegama na poslu, menadžmentu, klijentima, poslovnim partnerima, ljudima koji nas poznaju i onima koji nas još ne poznaju. Šta je poslovna etika u elektronskoj korespondenciji i koliko je neophodna za uspešno poslovanje?

Svako pismo je naša vizit karta i odraz naše poslovne pozicije. I ako nam je važno da ova vizit karta izgleda pristojno, a da poslovna pozicija doprinosi udobnosti i produktivnosti komunikacije, onda je poznavanje osnovnih pravila lijepog ponašanja i njihovo poštovanje u svakodnevnoj korespondenciji najvažniji uvjet za uspjeh.

Što se tiče elektronske poslovne korespondencije, važe ista pravila i propisi kao i poslovna zajednica u svim drugim oblicima poslovne interakcije: pri telefonskoj komunikaciji, pregovaranju itd. Po mom mišljenju, etika poslovne e-mail korespondencije zasniva se na nekoliko nepokolebljivih principa:

1. Uzajamno poštovanje protivnika prema ličnosti i poslovnoj poziciji.
2. Pažnja o poslovnim interesima protivnika.
3. Razumijevanje važnosti pitanja privatnosti.
4. Tačnost u razmjeni informacija.

Razmotrimo praktične alate za implementaciju ovih principa

1. Kompetentno i jasno dizajnirano polje „Subject” / „Subject”.

Navođenje teme štedi vrijeme primatelja, omogućavajući mu da odmah procijeni sadržaj pisma koje prima i brzo odluči o njegovom prioritetu prilikom čitanja.

2. Pozdrav i lično obraćanje adresatu/primaocima

Stvara povjerenje i daje pismu lični štih. Ignorisanje imena primaoca se doživljava kao netačnost.

3. Preciznost adresiranja

Ispravno popunjavanje polja “Za”, “Cc” i “Bcc” je najvažniji alat za efikasnu i etičku komunikaciju. Da biste izbjegli greške pri radu sa ovim poljima, morate znati njihovu svrhu, koja je općenito prihvaćena u modernom poslovnom okruženju:

• ako je vaše ime u polju za direktnog primaoca (“Za”), to znači da pošiljalac pisma od vas čeka odgovor na svoje pitanje;
• ako je u ovo polje postavljeno više adresata, to znači da pošiljalac pisma čeka odgovor od svakog ili bilo kojeg od primatelja;
• Ako je vaše ime stavljeno u polje "Cc", to znači da pošiljalac želi da budete svjesni problema, ali ne očekuje odgovor od vas. Ne bi trebalo da ulazite u predmet korespondencije ako je vaše ime u polju „Cc“. Ako se ipak odlučite za prepisku, onda bi znak dobrog ponašanja bio da započnete pismo jednom od sljedećih fraza: “Dozvolite mi da se uključim u raspravu o ovom pitanju...”, “Izvinite što smetam...”, “Dozvolite mi da izrazim svoje mišljenje...”.

Posebna pažnja u etičkom smislu pripada polju „Slijepa kopija“. Ovo je „najranjiviji“ email alat sa stanovišta poslovne etike, jer... ovo polje se obično doživljava kao instrument tajne kontrole i informacija. Primaoci Bcc nisu vidljivi drugim primaocima. Neke kompanije koje su osjetljive na etička pitanja zabranjuju korištenje ovog alata u korporativnoj korespondenciji. Izuzetak su masovne slanje pošte (na primjer, pozivnice). Šalju se velikom broju primalaca, ali adrese e-pošte ne bi trebale biti vidljive svima.

Postoje kompanije koje se prema polju „Bcc“ odnose mirnije, pridržavajući se sljedećih univerzalnih pravila:

• u polje „Slepa kopija“ stavljaju se primaoci (skriveni adresati) koji treba da budu upoznati sa prepiskom, ali njihova svest ne bi trebalo da bude očigledna direktnim adresatima;
• slanje pisma sa popunjenim poljem “Slijepa kopija” pretpostavlja preliminarni dogovor ili naknadnu svijest autora pisma i skrivenih primalaca o razlogu i svrsi ovog oblika informacije;
• skriveni primalac ne bi trebao ulaziti u predmet korespondencije iz polja BCC.

4. Ažurnost odgovora

Vrijeme odgovora na pismo jedan je od pokazatelja Vaše pozicije u odnosu na poslovne interese partnera i klijenata. Kompanije imaju različite standarde u tom pogledu. Prihvatljivo vrijeme odgovora/reagovanja na pismo je u roku od dva do tri sata. Ako, nakon što ste primili pismo i pročitali ga, shvatite da na njega ne možete odgovoriti u roku od 24 sata, onda bi pravilo dobre forme bilo da pošaljete adresatu informaciju da ste primili njegovo pismo i da ćete na njega odgovoriti: “Primio sam pismo. Odgovoriću danas u toku dana" ili “Primio sam pismo. Za odgovor su potrebne dodatne informacije. Pokušaću da odgovorim najkasnije do...”

Nudimo

5. Ispravan rad sa informacijama (volumen, jezik, struktura, format)

Priroda i posebnost iznošenja informacija u tekstu pisma također je alat i pokazatelj vaše sposobnosti i želje da vodite korespondenciju što je moguće korektnije i s poštovanjem prema svom primaocu:

• maksimalna udobnost pri čitanju obima slova, koji stane „na jedan ekran“, maksimalno – u obimu teksta jednog lista A-4 formata;
• obim poslanih priloga ne bi trebao biti veći od 3 MB (veći fajlovi mogu stvoriti probleme, jer možda neće proći kroz server pošte primaoca);
• Poslate datoteke je bolje „pakovati“ u univerzalne šifre: Zip ili rar (druge ekstenzije mogu biti blokirane ili odsječene tokom prosljeđivanja i stvarati probleme primaocu);
• kada odgovarate na pismo od primaoca, tekst vašeg odgovora treba staviti na vrh (na početak) pisma, a ne na dno (ovo primaoca štedi od potrebe da "skroluje" kroz prethodni tekst prepisku u potrazi za odgovorom koji ste napisali);
• Ne biste trebali započeti odgovor na pismo primaoca kao novo pismo (bez pohranjivanja historije korespondencije). Takav odgovor će primorati primaoca da gubi vrijeme tražeći originalnu poruku;
• Potrebno je pisati na jeziku koji je što je moguće razumljiviji za primaoca. U svakom konkretnom slučaju rješava se pitanje primjerenosti korištenja stručnog, internog korporativnog rječnika, slenga, skraćenica i anglicizama (posuđenica iz engleskog na bilo kojem drugom jeziku).

Ako upotreba slenga i skraćenica povećava brzinu i efikasnost dopisivanja, onda je upotreba slenga prihvatljiva i etička. Stoga je interna korespondencija unutar kompanije gotovo uvijek prepuna slenga: poznata je i razumljiva svim učesnicima prepiske i omogućava vam da uštedite vrijeme. Ali u prepisci sa eksternim poslovnim partnerima/klijentima, ovo je pitanje koje zahtijeva oprez.

Dešava se da ne možete bez terminologije. Na primjer, kompanija pruža klijentima proizvod/uslugu kao što je onlajn oglašavanje, a koncepti kao što su „medijski-kontekstualni baner“, „ključne riječi“, „negativne riječi“, „ctr“ ne mogu se ničim zamijeniti; u poslovni kontekst i naučite klijenta da radi sa njima. U ovom slučaju, važno je da obje strane budu strpljive i voljne da objašnjavaju i uče.

Međutim, postoje slučajevi kada se upotreba skraćenica i termina može i treba izbjegavati.

PRIMJER:

Moj prijatelj je 2 dana tražio odgovor na pitanje: šta je ASAP. Pripremala je materijale za izdavačku kuću i u poslednjem pismu su joj pisali: “ Maša, pošalji sve svoje materijale što prije" Maša je odlučila da je to oznaka njoj nepoznatog formata, u koji tekst treba "prevesti". Vrijeme koje je Maša potrošila na "dešifriranje" i zadovoljavanje zahtjeva izdavača trajalo je 2 dana. Zamislite uznemirenost Mašine kada je, nakon 2 dana, otkrila da se iza misterioznog "asap" krije skraćenica koja se široko koristi u okruženju engleskog govornog područja " što je pre moguće» – « što je brže moguće».

SAVJET: nemojte zloupotrebljavati anglicizme, posebne termine i interne skraćenice u korespondenciji sa eksternim klijentima i partnerima.

6. Dostupnost potpisa i kontakt informacija

Ovo je neophodan atribut koji bi trebao završiti svako vaše slovo. U blok za potpis mora se staviti sljedeće:

1. Vaše ime i prezime.

Ovo čini prepisku personalizovanom, što utiče na efikasnost i psihološku udobnost komunikacije. Skraćenice se ne smiju koristiti u potpisu. Umjesto T.L. Vorotyntseva u svom potpisu napisat ću Tamara Leonidovna Vorotyntseva (ili Tamara Vorotyntseva) kako bi primalac mogao razumjeti kako da me kontaktira u pismu za odgovor.

1. Navedite svoju poziciju.

Time dajete primaocu da razumije granice vašeg ovlaštenja i profesionalne kompetencije u rješavanju problema.

1. Kontakt koordinate (telefon, e-mail, naziv i adresa kompanije, njena web stranica).

Time ćete primatelju pružiti mogućnost dodatne operativne komunikacije ako je potrebno.

Sumirajući sve navedeno i imajući dugogodišnje iskustvo u praćenju korespondencije u različitim kompanijama, sa sigurnošću mogu reći sljedeće: etički standardi u savremenoj poslovnoj zajednici nisu samo i ne toliko nominalni atributi lijepog ponašanja, oni su praktični alati koji se donose životu koji omogućavaju da poslovna komunikacija bude korektna, brza, udobna i, na kraju krajeva, efektivna.

Obratite pažnju na obuku koju vodi Tamara Vorotyntseva.

Članci

U savremenom svetu poslovni kontakt često počinje poslovnom korespondencijom - pisani oblik poslovne interakcije, koji uključuje bilo koju vrstu korespondencije (pismo, poruku, itd.) koju šalje bilo koji službenik u njegovo ime i na osnovu svog položaja.

Važan aspekt je poštivanje određenih standarda bontona. U suprotnom, uspostavljene veze mogu biti prekinute i klijent ili poslovni partner mogu biti izgubljeni. Dobro osmišljena poslovna korespondencija doprinosi najpovoljnijem utisku o vama ili kompaniji.

Ovladavanje magijom slova važno je za svaku osobu. Na primjer, kada tražite novi posao: sastavljanje i slanje životopisa, test zadataka, propratnih pisama, dodatnih informacija o sebi, dogovora o terminu sastanka.

Zanimljivo je da su pravila poslovne korespondencije koja danas postoje nastala prije oko 150 godina u Engleskoj.

Vrste poslovnih pisama

Da biste odlučili kako sastaviti pismo, morate znati razlike između njegovih vrsta. To će vam pomoći da odlučite o temi poruke i njenom ispravnom dizajnu. Ovo će vam pomoći da ne izgledate glupo u očima važnog protivnika.

Prema strukturi dizajna razlikuju se:

• Pisma komunikacije

Ovo uključuje pisma odbijanja, tvrdnje, izgovore i priznanja. Sve što zaposleni koristi u obavljanju svojih profesionalnih aktivnosti.

• Pisma saglasnosti

Važna vrsta pisanja. Zahvaljujući njoj, sumiraju se rezultati sastanka, sklapaju dogovori, određuje vrijeme za izvršenje zadataka, a obje strane su uvjerene u ispravno razumijevanje ugovora.

Pravila poslovnog pisma

Način na koji blogeri dozvoljavaju sebi da se izraze nije vaš izbor. Nema opravdanja za greške i greške u kucanju. Ne možete se tješiti teškoćama učenja jezika od djetinjstva. Morate biti što zahtjevniji prema sebi. U suprotnom, to stvara nepovoljnu sliku o vašoj ličnosti i obrazovanju.

Posebnost poslovne korespondencije je da se greške u pisanju stručnih riječi smatraju pokazateljem nesposobnosti osobe u odabranoj oblasti.

Osnovna pravila:

1. Izbjegavajte korištenje riječi čiju tačnu definiciju ne znate. U krajnjem slučaju, provjerite njihova značenja u rječnicima.
2. Izbjegavajte korištenje specifične terminologije. Neke riječi mogu biti nepoznate sagovorniku i može ih pogrešno protumačiti. Etiketa poslovnog dopisivanja uključuje u takvim slučajevima davanje objašnjenja pojmova i skraćenica.
3. Pišite kratkim rečenicama. Dužina i raskošnost konstrukcija odgovaraju pri pisanju romana, a ne tokom poslovnih pregovora.
4. Prvo ukucajte poruku ne u tijelo pisma, već u dokument na računaru ili online uređivaču. Pozitivan aspekt je automatska provjera pravopisa i interpunkcije teksta. Ovo takođe sprečava da se pismo slučajno pošalje primaocu pre vremena ili da se izgubi zbog zatvaranja pretraživača ili gubitka interneta. Kada radite u Microsoft Word-u, koristite automatsko spremanje materijala u određenim intervalima.
5. Izbjegavajte kucanje poruke na telefonu ili tabletu. Postoji rizik od neodgovarajuće autokorekcije.
6. Prije slanja provjerite ima li grešaka i konzistentnosti teksta. Preporučuje se da ponovo provjerite upisani tekst nakon sat vremena, privremeno se prebacite na druge stvari i zaboravite na pisanje. Ovo će vam pomoći da sagledate tekst iz drugačije perspektive, uvidevši sve netočnosti.

Formatiranje poslovnog pisma

Posebna pažnja posvećena je detaljima prilikom pripreme i vođenja korespondencije. To također pokazuje poštovanje prema vašem protivniku i omogućava vam da uštedite vrijeme koje biste mogli potrošiti na preradu materijala.

Ne treba zanemariti sljedeće aspekte:

• Ispravno popunjavanje naslova pisma

Ako je ovo prva poruka, naslov može biti svijetao. Međutim, ako komunikacija sa protivnikom već postoji, predmet pisma treba navesti kratko i jezgro. Ovo su osnove komunikacije. Oni vam pomažu da pronađete poruku nakon nekog vremena, tako da će ponovno čitanje biti lako i za pošiljaoca i za primaoca.

• Citiranje

Poruka koju pošaljete može sadržavati pitanja na koja morate odgovoriti. Ima smisla odgovoriti na njih, citirajući svaki posebno. Prilikom slanja pisma s nekoliko prosljeđivanja, vrijedi koristiti numeriranje i razbijanje teksta na pasuse. Tako će sagovorniku biti jasno na koje pitanje odgovarate.

Prekomjerni lanci citata stvaraju osjećaj haosa u komunikaciji. Međutim, ako postoji potreba da se vratite na prethodno poslate poruke ili podsjetite sagovornika na nešto, to vrijedi učiniti. Posebno kada je u pitanju budžet, paket usluga, vrijeme.

• Uzmite u obzir sve primljene informacije

Prilikom sastavljanja pisma morate ukratko prokomentarisati sve dokumente koje ste priložili vi ili vaš sagovornik. Tako će primaocu odmah biti jasno koji sadržaj fajlova ga čeka.

• Vaš vlastiti potpis je analogija vizit karti

Poslovna korespondencija zahtijeva potpis. Može se napraviti automatski, tada će biti prisutan u svakom poslanom pismu. Kako kreirati informativni potpis? Koristite svoje ime i prezime, trenutnu poziciju, radne kontakte i logo kompanije.

Na primjer: „S poštovanjem, Ivan Ivanov, vaš projekt menadžer, broj telefona ili bilo koji drugi messenger. Ili “Srdačan pozdrav, Ivan Ivanov...”.

Potpis također može biti upečatljiv i kreativan, ukazujući na posebnu povezanost s kompanijom ili razlogom. Na primjer, zaposlenici mreže knjižarske industrije mogu koristiti frazu "trenutno čitam..." kada ubacuju naziv trenutnih novih proizvoda. Ali bolje je da takve stvari uskladite sa svojim nadređenima.

• Poštanska adresa

Pravila poslovne korespondencije zahtijevaju isticanje poštanske adrese. Bilo bi bolje da je čisto radnik. Tamo može biti prikazan naziv kompanije, pozicija, ime ili prezime, ali ne i godina rođenja ili razigrani nadimci/riječi. Bolje je razmišljati o ispravnom nazivu adrese dugi niz godina ako planirate da je napustite čak i ako promijenite aktivnost ili poziciju.

• Font i razmak

U dokumentaciji se najčešće koristi font Times New Roman, veličine 12 za tabele ili 14 za tekst. 1,5-2 intervala. Ovo su neizgovorene osnove.

Poslovni stil komunikacije

Poslovna korespondencija uključuje delikatan čin balansiranja. Prijateljska komunikacija je ovdje neprikladna, ali nije primjerena ni naglašeno oštra komunikacija.

Karakteristike komunikacije:

• Ozbiljnost dizajna

Umanjite riječi i sleng izrazi će biti neprikladni.

• Korištenje emotikona

Pažljivo koristite emotikone ili ih izbjegavajte. Prvi kontakt u principu ne dozvoljava njihovo prisustvo. U budućnosti bi zagrade mogle biti prisutne, ali samo pozitivne, u umjerenim količinama. Ljubaznost i humor su neprihvatljivi u ovom stilu komunikacije. Ova forma je neprihvatljiva ako ste podređeni svom sagovorniku.

• Pozdrav po imenu i patronimu

Pravila vođenja poslovne korespondencije podrazumijevaju poštovanje sagovornika, pažnju i interesovanje za njegovu osobu. Ovo povećava interes vašeg protivnika za vas i povećava šanse za njegovu popustljivost. Preporučljivo je unaprijed znati ime osobe kojoj se obraćate, kao i njegove preferencije za adresu.

• Odgovorite u roku od dva dana

Ispravno je poslati odgovor na poruku u roku od nekoliko radnih dana. Inače se to smatra nepoštovanjem. Ako je pismo poslano prije vikenda ili godišnjeg odmora, ne morate na njega odgovarati ako nije hitno. U suprotnom, morate upozoriti sagovornika na privremeni izostanak vašeg odgovora ili se nakratko odjaviti o sadržaju pisma.

• Nedostatak nametljivosti

Neprestano raspitivanje o nečemu, traženje potvrde će vas pokazati u lošem svjetlu. Ako je potrebna potvrda od sagovornika, možete ga podsjetiti na potrebu da odgovori za tri dana. Ako je stvar hitna, bolje je da to navedete u prvoj poruci.

• Pravilo ogledala

Etiketa poslovnog dopisivanja često vam omogućava da se obraćate protivniku na način na koji on to čini. Time se povećava mogućnost međusobnog razumijevanja i komunikacije na istom nivou. Pratite koje termine, stil komunikacije i adrese koristi vaš sagovornik.

• Srećni praznici

Ako se komunikacija odvija oko ili za vrijeme službenih praznika, vrijedno je čestitati sagovorniku. Ovo su pravila poslovne korespondencije. Takođe je korisno znati kada je rođendan vašeg protivnika.

• Zahvalnost

Elementarna ljubaznost bi bile riječi zahvalnosti kao odgovor na čestitku, poziv ili objašnjenje.

Uzimajući u obzir sve gore navedene karakteristike, neće biti teško uspostaviti kontakt sa svojim sagovornikom i stvoriti povoljno mišljenje o sebi.

Važnost pravila poslovnog pisanja

Zapravo, svako poslano pismo je vizit karta, odraz našeg izabranog poslovnog položaja. Tako da izgleda pristojno, izaziva poštovanje i povjerenje, a pregovore prati udobnost i efikasnost u rješavanju problema, poznavanje pravila lijepog ponašanja i njihovo stalno poštivanje je nepokolebljiva garancija uspjeha.

Što se tiče bilo koje korespondencije, na internetu ili u pismima, važe isti strogi standardi kao i kada se komunicira telefonom ili ličnim pregovorima. Principi na kojima se gradi interakcija:

• međusobno poštovanje protivnika ličnosti i poslovnog položaja druge osobe;
• pažnja na poslovne interese protivnika;
• čuvanje povjerljivosti;
• tačnost u rješavanju važnih zadataka.

Poslovna korespondencija je neophodna jer:

• pri slanju pisma nema odgovora, čak i ako se podrazumijevao;
• pisma se gube u toku nepotrebnih informacija, a zaposleni stalno zovu jedni druge tražeći provjeru pošte;
• nakon čitanja e-pošte potpuno je nejasno šta je potrebno od vas;
• Zbog obilja detalja i haosa informacija u porukama, misli su zbrkane, a kompleksno pitanje nikada nije riješeno.

Možete uštedjeti puno slobodnog vremena ako primjenjujete opća pravila za vođenje poslovne korespondencije. Ovo će pomoći da se izbjegnu gore navedeni problemi.

Svako ko nastoji da izgleda pristojno u poslovnim krugovima uvijek koristi. I uvijek se sjeća glavne stvari - e-mail ne bi trebao ukaljati ni primatelja, ni reputaciju kompanije čiji je predstavnik, ni poslovni imidž.

Sposobnost pravilnog i kompetentnog vođenja poslovne elektronske korespondencije glavna je komponenta imidža modernog menadžera. Ovo je istovremeno znak opšteg kulturnog nivoa i pokazatelj ličnog profesionalizma. U skladu s tim kako osoba ume da formuliše i formalizuje svoje misli, može se pouzdano suditi o njegovom odnosu prema drugima i prema sebi lično. Nemarno napisan email može lako uništiti poslovnu reputaciju autora u očima partnera i kolega.

Pravila za poslovnu korespondenciju putem e-pošte

1. Koristite svoju poslovnu adresu e-pošte samo u poslovne svrhe. Ako pošaljete pismo sa radnog servera dok ste na poslu, ono se čuva, i odlazna i dolazna pošta. Vaš poslodavac može pročitati pismo u bilo koje vrijeme. Poslovnu korespondenciju vodite samo unutar zidova kancelarije.

2. Jasno shvatite kome je vaša poruka upućena i kome informacije sadržane u njoj mogu biti korisne. Kome je vaše pismo upućeno? Klijentu? Partneru? Kolega? Podređenom? Za šefa? Adresar je naznačen u koloni „do“, a zainteresovani su navedeni u „kopiji“. Nikada nemojte slati dodatne kopije, posebno svom šefu. Ako su treće strane spomenute u e-poruci, onda su i one obično uključene u kolonu „kopije“.

3. Formulirajte svrhu poruke za sebe. Koji cilj sebi postavljate: šta nastojite postići od čitaoca vašeg pisma? Kakvu reakciju očekujete? Primalac bi, nakon što je pročitao vašu poruku, trebao odmah shvatiti šta vam treba od njega. Pravila za vođenje elektronske korespondencije:

Ako želite da unesete individualnu perspektivu u događaje - iz prvog lica (mi, ja)
Ako je vaša poruka upitne ili poučne prirode - od 2. osobe (vi, vi)
Ako pišete pismo kao spoljni posmatrač i želite da obavestite primaoca o ostvarenim činjenicama ili događajima - u 3. licu (oni, ona, on).

4. Ne ostavljajte polje „predmet“ prazno. Većina ljudi koji primi e-poštu počinje da ispituje prepisku gledajući polje za temu. Osoba donosi odluku da pročita pismo za nekoliko sekundi, tako da sadržaj pisma treba da se ogleda u naslovu. Tema treba da bude kratka, konkretna i informativna.

5. Neka sadržaj bude jasan: adresa i pozdrav, glavni dio, sažetak, potpis, kontakti. Svako pismo mora sadržavati e-mail etiketa. Ne budite lijeni i nemojte preskočiti nijedan dio prihvaćenog sadržaja, ispravno oblikovano pismo je pokazatelj vašeg profesionalizma.

6. Obraćanje i pozdravljanje primaoca je pokazatelj vašeg poštovanja prema njemu. Ako je moguće, započnite svako pismo ličnom porukom i pozdravom. Znak učtivosti je obraćanje sagovorniku imenom. Nakon adrese stavite zarez ako želite poruci dati svakodnevni karakter. A ako želite da naglasite formalnost i značaj, koristite uzvičnik, čak i ako je ovo pismo upućeno kolegi s kojim često komunicirate.

7. Pridržavajte se principa: kratko i jasno (KY). Jedno od glavnih pravila poslovne e-mail korespondencije je “minimum riječi – maksimum informacija”. Izložite svoje misli konkretno (jasno), dosljedno, sažeto i na način koji je lako razumjeti. Rečenice treba da budu kratke, to olakšava primaocu da prenese potrebne informacije. Postoji jedan Zlatno pravilo e-pošte– porcionirano, jedna tema – jedno slovo. Bolje je poslati nekoliko mejlova (svaki sa jednom temom) nego jednu veliku poruku sa nekoliko nepovezanih ideja.

8. Ne pretvarajte neformalnu komunikaciju u poslovnu korespondenciju. Nema emocija u mejlu! Ako želite emocionalno naglasiti točke iznesene u vašoj e-poruci, emocionalni podtekst mora biti sakriven iza neutralnog, spolja mirnog i korektnog tona prezentacije. To se postiže sadržajem, a ne jezikom.

9. Pridržavajte se jasne strukture glavnog teksta pisma. Najčešće se pismo sastoji od tri dijela:

Razlog za pisanje pisma (razlog, razlozi). Ovaj dio je obično što kraći
Dosljedno predstavljanje suštine problematike
Rješenja, zahtjevi, prijedlozi, zaključci

10. Izgled poruke treba da bude izuzetno lak za razumevanje. Podijelite tekst na pasuse, koji ne smiju sadržavati više od pet do šest redova. Bolje je odvojiti pasuse jedan od drugog praznim redom. Odaberite jednu boju i jedan font kako bi se tekst bolje percipirao. Bolje je ne koristiti uskličnike, emotikone, kratice ili kurzivne elemente osim ako je to apsolutno neophodno.

11. Pišite ispravno. Nepismeno pisanje ukazuje na to da autor nije dovoljno obrazovan. Vaša poslovna reputacija je diskreditovana greškama u kucanju i greškama u tekstu. Prije slanja pisma, e-mail etiketa preporučuje da ponovo pažljivo pročitate pismo. Mnogi programi za e-poštu i uređivači teksta mogu provjeriti interpunkciju i pravopis, a ako se pronađu greške, nude opcije ispravljanja. Ova usluga je neophodna za pisanje e-pošte.

12. Razmotrite koju dokumentaciju treba uključiti u priloge. Ne biste trebali uključivati ​​detaljne informacije u tijelo pisma; U naslovu poruke e-pošte obavezno naznačite koju datoteku ubacujete, inače bi je primalac mogao smatrati virusom. Sve datoteke moraju biti skenirane antivirusnim softverom prije slanja.

13. Uvijek napišite kontakt informacije i pretplatite se. Ovo će vas pokazati sa dobre strane i pokazati vaše profesionalne kvalitete. Potpis ne bi trebao biti duži od pet ili šest redova. Trebalo bi da se sastoji od naziva kompanije, vašeg imena i prezimena i vaše pozicije. Obično su za eksterne primaoce naznačeni i vaša adresa e-pošte, broj telefona i adresa web stranice kompanije.

14. Postscript se izuzetno rijetko koristi u poslovnoj korespondenciji. Ako koristite postscript u svojoj poruci, to je pokazatelj da niste dovoljno razmišljali o sadržaju pisma.

15. Samo u posebnim slučajevima daje se potvrda o čitanju. Uobičajeno, potvrdu o čitanju treba postaviti samo za eksterne primaoce i samo kada se očekuje odgovor od primaoca.

16. Koristite polje za potvrdu „velika važnost“ samo kada je to zaista neophodno. Ako e-poruka sadrži važne informacije na koje treba hitno obratiti pažnju, postavite važnost na "visoka". Ovo će istaknuti vašu e-poštu u vašem sandučetu. Ali ne preporučuje se bespotrebno zloupotrebljavati ovu funkciju.

17. Ponovno pročitajte pismo prije nego što ga pošaljete. Da li je sve sažeto, konkretno, razumljivo i ima li neprikladnih informacija ili gramatičkih grešaka? Da li su podaci o primaocu tačni? Provjerite slijed i logiku prezentacije.

18. Odgovorite na e-mailove odmah. Obavijest o prijemu pisma je znak poštovanja prema kolegama ili partnerima, znak dobrog ponašanja. Ukoliko u ovom trenutku ne možete odgovoriti na pismo, potrebno je da obavijestite autora i obećate da ćete prvom prilikom odgovoriti odmah. Dosljedno odgovarajte na sva postavljena pitanja. Ne započnite svoj odgovor kao novo pismo. Ako se na pismo ne odgovori u roku od 48 sati, primalac može pomisliti da je njegovo pismo ignorisano ili izgubljeno.

19. Onaj ko je inicirao prepisku završava elektronski dijalog.

20. Zapamtite to Pravila za e-mail korespondenciju, odnosno njihova usklađenost pokazatelj je savremenog profesionalnog menadžera.

1 469 0 Dolaskom dvadeset prvog veka i raširenom upotrebom kompjutera, poslovna korespondencija na papiru je praktično izumrla – koristi se samo tamo gde je potreban preterani nivo formalnosti. Ali to nikako ne znači da su zamrla i pravila poslovne korespondencije. Čak i u e-mailovima, treba ih pratiti.

Pravila pisanja poslovne korespondencije

Kada prvi put sjednete da napišete poslovno pismo, vjerovatno ćete se osjećati zbunjeno. Na kraju krajeva, ovo uopće nije isto kao da pošaljete poruku prijatelju ili rođaku. Kako kontaktirati sagovornika? Trebam li koristiti emotikone ili ne? Kako popuniti sva ova brojna polja?

Trebali biste početi redom i prvo zapamtiti opća pravila za rukovanje radnim pismima putem e-pošte.

• Ispitivanje. Ako poslovna korespondencija nije vaša osnovna delatnost, poštu možete proveriti dva puta – ujutro, kada dođete na posao i posle ručka. Ako je komunikacija s klijentima i poslovnim partnerima dio vaših svakodnevnih aktivnosti, bit će lakše instalirati e-mail klijent koji će na vašem desktopu prikazivati ​​obavještenja o pismima.
• Odgovori. Neizgovoreni bonton zahtijeva da se odgovor na pismo napiše što je brže moguće, stoga možete zanemariti pisma samo ako postoji nešto što ne može tolerirati ometanje. Zvanična pravila kažu da se na pismo treba odgovoriti deset dana unaprijed ako je primljeno poštom, a dva dana unaprijed ako je primljeno faksom.
• Skladištenje. Trebali biste osigurati da e-poruke ne završe u mapi neželjene pošte. Osim toga, ne mogu se izbrisati: inače, ako dođe do konfliktne situacije, nećete moći jednostavno pogledati prepisku i vidjeti ko je u pravu.
• Upotreba. E-mail adresu kompanije možete koristiti samo kada se dopisujete u njeno ime. Ako iz nekog razloga trebate koristiti ličnu e-poštu za prepisku, pobrinite se da izgleda službeno i da ne sadrži nepristojne ili vulgarne riječi.
  Odredili smo prostor za pohranu, odredili vrijeme odgovora i koji e-mail koristiti. Sve ovo je lako zapamtiti i možete preći na sljedeći korak: stiglo je poslovno pismo. Kako odgovoriti na to, a da ne uvrijedite sagovornika?
• Tačno. Pisma poput "Zdravo Vasja, primio sam tvoje pismo i mislio sam..." treba da budu rezervisana za ličnu prepisku. Vođenje poslovne korespondencije zahtijeva korektnost i ljubaznost. Ne možete koristiti sleng, ekspresivne ili grube izraze. Ne možete koristiti emotikone, čak i ako sa svojim sagovornikom radite nekoliko godina. Ne možete se oslovljavati sa "vi" i biti poznati - pismo mora biti pristojno i suvo.
• Kompetentno. Pismenost je pokazatelj kulturnog razvoja, intelektualnog nivoa, način da se održi reputacija kompanije i napiše pismo sa stilom. Ako niste dobri u pisanju na ruskom – što se dešava prilično često i nije razlog za sramotu – koristite posebne usluge za provjeru gramatike, pravopisa i interpunkcije.
• Adekvatno. Čak i najkompetentniji i najtačniji odgovor može biti izgubljen ako sagovornik jednostavno ne razumije o čemu pričate. Stoga se trebate ili suzdržati od korištenja stručnih izraza ili im dati objašnjenje. Takođe, ne treba da koristite reči koje su previše složene ili neuobičajene, koje mogu zbuniti vašeg sagovornika. I, naravno, ne treba da ubacujete reči u čije značenje sumnjate.
• Logično. Ako ne znate odgovor, zamolite sagovornika da pričeka, sazna i napiše još jedno pismo. Ako je poznato, provjerite da li je u pismu predstavljeno dosljedno, logično i jasno, pa ga tek onda pošaljite.
• Beautiful. Dizajn nije ništa manje važan od sadržaja. Trebalo bi koristiti paragrafe, citirati pitanje i tek onda dati odgovor, koristiti numerisane i označene liste.

Da biste odgovorili na dolazno pismo, dovoljno je to učiniti kompetentno, korektno, adekvatno i logično. Ali kako prvo napisati pismo?

Prvo, morate ga pravilno formatirati:

• Predmet . Polje „Subject“ u telu mejla ne treba zanemariti, jer će upravo čitanjem sagovornika steći prvi utisak šta se od njega traži. U idealnom slučaju, to bi trebalo izgledati ovako: "Naziv preduzeća, suština problema" - "JSC Romashka". Zalihe stakla."
• Potpis . Većina usluga e-pošte vam omogućava da postavite automatski potpis, koji bi trebao uključivati: "Ime, položaj, kompanija" - "I.V Makarova, glavni računovođa Romashka OJSC." Ovaj obrazac će omogućiti primaocu da lako shvati kome se obraća i kako da započne svoj odgovor.
• Pozdrav . Pozdrav ne bi trebao biti poznat - nema "Zdravo", "dobar dan", "aloha" ili druge slične opcije. Najbolje bi bilo neutralno "Zdravo" ili "Dobar dan".
• Žalba . Adrese po imenu - "Anya" - umjesto punog imena - "Anna Dmitrievna" izgledaju poznato i mogu pokvariti cijeli utisak o pismu. Stoga je bolje odabrati adresu po imenu i patronimu.
• Dužina . Predugačka pisma oduzimaju mnogo vremena i teško ih je čitati. Stoga se optimalnom količinom smatra ona koja se uklapa u standardnu ​​stranicu uređivača teksta.

Opća pravila za rad sa pismima, odgovorima i novim pismima - naučiti kako pisati sve ovo nije teško. Ali treba zapamtiti još nekoliko nijansi:

• Sadržaj . Pismo treba da sadrži razlog zašto je napisano, dosljedan opis istog, a zatim pitanja i prijedloge.
• Važnost . Većina usluga e-pošte ima potvrdni okvir "Važno!" Tada će takvo pismo biti istaknuto u fascikli primaoca.

VAŽNO! Ne možete samo koristiti potvrdni okvir - inače će se zaista hitno pismo jednostavno utopiti u obilju nepromišljeno istaknutih.

• Kraj dijaloga . Prema pravilima neizgovorenog bontona, osoba koja je započela prepisku završava.
• Vrijeme. Slanje pisama na kraju radnog dana i u petak popodne nije samo loša forma, već i uzaludna ideja - u svakom slučaju, odgovor će stići tek sljedećeg jutra ili čak u ponedjeljak.
• Uljudnost . Trebali bismo vam čestitati predstojeći praznik. Hvala na odgovoru. Ako ne možete odmah odgovoriti na hitno pismo, o tome obavijestite primaoca.
• Prilozi . Svaki prilog treba arhivirati i o tome posebno obavijestiti primaoca u tijelu pisma.

VAŽNO! Pravila elektronske poslovne korespondencije zahtijevaju pažnju prema sagovorniku - trebate ga pustiti da govori, postavlja pitanja i ne zahtijeva ništa u obliku ultimatuma.

Vrste email korespondencije

Pravila koja regulišu prepisku mogu se neznatno razlikovati u zavisnosti od toga gde se pismo šalje.

• Interna korespondencija implicira da je preporučljivo odgovarati na pisma istog dana, kako ne bi ometali rad sopstvenog preduzeća, a takođe i da ton pisma može biti nešto poznatiji nego u drugim slučajevima.

VAŽNO! Bilo bi dobro da se razvije jedan šablon za internu korespondenciju, prema kojem zaposleni mogu brzo pisati pisma, a da ne razbijaju glavu strukturom.

• Eksterna korespondencija podrazumijeva veći stepen formalnosti, kao i potrebu filtriranja profesionalnog slenga - često sagovornik iz druge kompanije jednostavno neće razumjeti određene riječi.
• Međunarodna korespondencija podrazumijeva veću formalnost, kao i potrebu uzimanja u obzir vremenskih zona. Dakle, ne biste trebali ujutro slati pismo u New York i očekivati ​​da će odgovor stići u bliskoj budućnosti, brinući i žureći, jer se zaposlenik koji mora odgovoriti na pismo najvjerovatnije još uvijek uživa u krevetu.

Međutim, nema velikih razlika. Uljudnost, pismenost i sposobnost jasnog formulisanja zahtjeva se cijene posvuda.

Kako napisati poslovno pismo

Za pripremu dokumenta koristite Microsoft Word i sljedeća pravila:

• memorandum organizacije;
• font Times New Roman;
• široka polja;
• veličina 12-14 str.;
• prored – 1-2 str.;
• Stavite brojeve stranica pisma na donju desnu stranu.

Ako se radi o međunarodnoj korespondenciji, pismo je napisano na jeziku primaoca.

Struktura poslovnog pisma:

1. žalba;
2. Preambula;
3. Glavni tekst;
4. Zaključak;
5. Potpis;
6. Aplikacija.

Šta je još važno zapamtiti:

• Obraćajte se sagovorniku koristeći "vi".
• Ako pišete odgovor na primljeno pismo, zabilježite to na samom početku, na primjer: „Na Vaš zahtjev od 01.01.2020.
• Ako je pismo primljeno s agresivnošću, nemojte biti poput svog protivnika i nemojte koristiti agresivne, molbene izraze ili zapovjedni ton u svojoj prepisci.
• Svaku novu misao pišite na novom redu, kako bi informacije bile bolje percipirane. Ne pravite dugačke pasuse. Maksimalno 5-7 rečenica.
• Izbjegavajte riječi napisane Caps Lock (velikim slovima) - takav tekst se doživljava kao prijetnja.
• Ne zaboravite da navedete kontakt podatke pošiljaoca i datum kada je pismo poslano.
• U poslovnoj korespondenciji nemojte koristiti emotikone ili navodnike.
• Nemojte koristiti strane riječi, odaberite ruski sinonim.
• Pišite jednim fontom. Nemojte koristiti tekst u boji ili pretjerano podvlačenje, podebljanje itd.
• Budite ljubazni prema sagovorniku i otvoreni u komunikaciji. Pojasnite njegovo mišljenje i pitajte šta misli o ovome. Pokažite empatiju i poštovanje.
• Gledajte kako vam protivnik odgovara.

Standardne fraze prihvatljive za upotrebu

Kako ne biste svaki put razmišljali u kojem obliku da svoje misli, možete koristiti standardne fraze prihvaćene za poslovnu korespondenciju:

• Žalba. “Zdravo, dragi Igore Petroviču”- ako lično poznajete primaoca. "Zdravo, g. Smirnov"- ako mu pišeš prvi put u životu. Obično se obraća vojsci "Zdravo, druže pukovniče Smirnov".
• Napomena. Standardni primjer fraze: "Obavještavamo vas da...". Može se promijeniti u “Skrećemo vam pažnju”, “obavještavamo vas”, “obavještavamo vas”.
• Objašnjenje. Da biste na samom početku informirali primatelja o svrsi pisma, možete koristiti sljedeće konstrukcije: “Odgovorom na vaš zahtjev...”, “U svrhu izvođenja radova...”, “U cilju pružanja pomoći...”, “U skladu sa vašim željama...”.
• Zahtjev. Zahtjev u pismu treba da bude prema formuli "Pitamo vas...".
• Ponuda. “Možemo vam ponuditi...”, “Preporučujemo vam...”.
• Potvrda. “Potvrđujemo...”, “Primili smo...”.
• Odbijanje. “Vaš prijedlog je odbijen...”, “Iz razloga opisanih u nastavku, ne možemo se složiti...”, “Vaš prijedlog je razmotren i utvrđeno je da je nekonstruktivan.”.

Formalnost je najbolji pratilac poslovne korespondencije, ali je važno da se značenje ne gubi iza zvaničnih fraza. Dobar primjer poslovnog pisma bi izgledao ovako:

Zdravo, Igor Petroviču!

U vezi sa proširenjem, OJSC Romashka treba da poveća serije sirovina za proizvodnju opreme za 25%. Naša saradnja sa kompanijom Margaritka traje već 5 godina i do sada nismo imali razloga da se žalimo. Stoga predlažemo da se razgovara o mogućnostima povećanja zaliha i poteškoćama koje se mogu pojaviti.

Sa nadom u produktivnu saradnju, generalni direktor OJSC Romashka, G.V.

******************************************************************************