საქმიანი მიმოწერა ფოსტით

ნებისმიერი ორგანიზაციის, კომერციული ფირმის ან საწარმოს საქმიანობაში წარმატება განუყოფლად არის დაკავშირებული ქცევის კულტურასთან და ეტიკეტთან. მენეჯერისა და თანამშრომლების ყველა ქმედება აუცილებლად უნდა ითვალისწინებდეს კარგი მანერების წესებს და შეესაბამებოდეს სიტუაციას.

ეტიკეტის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ნაწილია საქმიანი მიმოწერა.

დადგენილია, რომ სამსახურში დროის თითქმის 50% იხარჯება საბუთებთან და ფოსტასთან. მაგრამ ეს აუცილებელია, რადგან კომპეტენტურ ბიზნეს მიმოწერას შეუძლია მნიშვნელოვნად გაზარდოს კომპანიის ბრუნვა და დააჩქაროს სხვადასხვა სერვისებისა და განყოფილებების ურთიერთქმედება.

რა თქმა უნდა, აქ არის გარკვეული ნიმუშები და მათზე აუცილებლად ვისაუბრებთ ამ სტატიაში. საქმიანი მიმოწერის წესები დიდი ხანია სტანდარტიზებულია. არსებული GOST R.6.30-2003 დაგეხმარებათ სწორად მოათავსოთ ტექსტი ფურცელზე, გეტყვით რა შეწევა, მინდვრები და შრიფტები უნდა გააკეთოთ. საქმიანი მიმოწერა ხასიათდება მეტყველების ნიმუშების ერთგვაროვნებითა და განმეორებით.

თუმცა, ნებისმიერი წერილი ინდივიდუალურია. მასზე დიდ კვალს ტოვებს გამგზავნის ვინაობა, მისი პოზიცია, მდგომარეობა და მიმღები. გარკვეულწილად, საქმიანი მიმოწერა არის კრეატიულობისა და შრომისმოყვარეობის ერთობლიობა.

საქმიანი მიმოწერის სახეები

საბუთების მიმოქცევა ხდება ქაღალდზე და ელექტრონული ფოსტით.

საწარმოში მთელი კორესპონდენცია შეიძლება დაიყოს შემდეგ ჯგუფებად:

ოფიციალური/არაფორმალური მიმოწერა;

შიდა და გარე.

ოფიციალური კორესპონდენცია მოიცავს კომერციულ შეთავაზებებს, მადლობის წერილებს და გარანტიებს, სავაჭრო ხელშეკრულებებს, შეკვეთებს საწარმოსთვის, სამუშაო პასუხისმგებლობას, თხოვნებს, მოთხოვნებს, პრეტენზიებს.

არაფორმალური მიმოწერა მოიცავს სხვადასხვა მილოცვებს ბიზნეს პარტნიორებისგან, მომხმარებლებისგან და თანამშრომლებისგან; სამძიმარი, ბოდიში, მოწვევა და მადლობა.

შიდა დოკუმენტები ვრცელდება მხოლოდ ერთი საწარმოს განყოფილებებს შორის, ხოლო გარე დოკუმენტები სცილდება მის საზღვრებს.

საქმიანი მიმოწერის წესები: შიდა შინაარსი

მთავარი მოთხოვნა არის წერილის სიზუსტე და სიცხადე. არ გაწელოთ ტექსტი რამდენიმე გვერდზე. საუკეთესო ვარიანტია ერთში მორგება.

საქმიანი მიმოწერის წესები გულისხმობს ტექსტიდან რთული, გაუგებარი, უცხო და უაღრესად სპეციალიზებული სიტყვებისა და გამოთქმების გამორიცხვას. ყველა წინადადება უნდა იყოს მოკლე, ავტორის მთავარი აზრებით და „წყლის“ გარეშე.

მოერიდეთ ორმაგ ინტერპრეტაციებს თქვენს წერილში, წინააღმდეგ შემთხვევაში, თუ დავები წარმოიშობა, უფრო რთული იქნება თქვენი თვალსაზრისის დაცვა და იმის მტკიცება, თუ რას გულისხმობდით გარკვეულ ფრაზაში.

საქმიანი მიმოწერის დაწერის წესები ავალდებულებს მწერალს დაურეკოს მიმღებს სახელით და პატრონიმით, რასაც წინ უძღვის სათაური „ძვირფასო...“. და დარწმუნდით, რომ გამოიყენეთ "თქვენ", მაშინაც კი, თუ თქვენ გაქვთ კარგი მეგობრული ურთიერთობა წერილის მიმღებთან.

შესავალში გვარისა და სახელის მითითების გარდა მითითებულია შეტყობინების მთავარი მიზანი. საქმიანი მიმოწერის მაგალითებმა საკმარისი შაბლონები და კლიშეები იცის ასეთი შემთხვევებისთვის: „წინა წერილთან დაკავშირებით...“, „შეგახსენებთ...“, „შეგვატყობინეთ...“ და სხვა.

შეარბილეთ მიმღებისთვის არახელსაყრელი პასუხი (უარი შეთავაზებაზე, თანამშრომლობაზე უარი) ფრაზებით: „სამწუხაროდ, ჩვენ ვერ ვისარგებლებთ შემოთავაზებული პირობებით...“ ან მსგავსი.

გარე ქაღალდის დოკუმენტაცია

ნებისმიერი საქმიანი წერილი უნდა იყოს დაწერილი კომპანიის ბლანკზე კომპანიის დეტალებითა და ყველა საკონტაქტო ინფორმაციით.

დარწმუნდით, რომ მიუთითეთ დოკუმენტის ზუსტი თარიღი.

ფურცლის ზედა მარჯვენა კუთხე უკავია ადრესატის ინიციალებს და მიმღები კომპანიის მისამართს.

დაყავით ტექსტი შინაარსიან აბზაცებად, რათა მკითხველს გაუადვილდეს მისი გაგება და აღქმა. არაუმეტეს 4-5 ხაზი.

ყველა სიტყვის დიდი ასოებით დაწერა ცუდი ფორმაა.

წერილს შეიძლება დაერთოს დოკუმენტები. ამ შემთხვევაში, ისინი ჩამოთვლილია ცალკე ხაზში ფურცლის ქვედა მარცხენა ნაწილში. საქმიანი ეტიკეტის მიხედვით, წერილზე პასუხი უნდა მიიღოთ 10 დღის განმავლობაში. თუ პრობლემის გადაჭრას მეტი დრო სჭირდება, ადრესატმა უნდა აცნობოს ამის შესახებ.

დაწერის შემდეგ, დარწმუნდით, რომ ყურადღებით შეამოწმეთ ტექსტი შეცდომებზე, როგორც ორთოგრაფიულ, ასევე გრამატიკულ შეცდომებზე. თუ დრო გექნებათ, წერილი გვერდზე უნდა გადადოთ და მოგვიანებით ისევ დაუბრუნდეთ. როგორც წესი, აღმოაჩენენ უზუსტობებს, რომლებიც თავიდან არ შეიმჩნევა. ეს რჩევა ყველაზე მნიშვნელოვანია მომხმარებლის საჩივარზე რეაგირებისას. უწიგნური წერილით კიდევ უფრო არ უნდა გააღიზიანო ადამიანი.

როდესაც დოკუმენტი დაიწერება და რამდენჯერმე შემოწმდება, დაბეჭდეთ იგი A4 ქაღალდზე. ეს ზომა არის სტანდარტული ზომა, რომელიც გამოიყენება ნებისმიერი მიმოწერისთვის, მაშინაც კი, თუ ტექსტი მხოლოდ ნახევარ ფურცელს იკავებს.

დაბეჭდვის წინ შეამოწმეთ მელანი პრინტერში, რათა თავიდან აიცილოთ ბუნდოვანი ან დაუდევარი გამომავალი.

ზოგიერთ შემთხვევაში, შეგიძლიათ დაურთოთ თქვენი სავიზიტო ბარათი დოკუმენტს და ჩართოთ ნაბეჭდი ფურცელი გამჭვირვალე ფაილში.

ასევე კარგ ფორმად ითვლება ბრენდირებული კონვერტი კომპანიის ლოგოთი.

არაფორმალური საქმიანი მიმოწერის წარმართვის წესები ხშირად უფრო ემოციურია, ვიდრე საქმიან ქაღალდებში და ნაკლებად კლიშე. აბრევიატურები და ფერადი ზედსართავების გამოყენება აქ შესაბამისია, მაგალითად, მილოცვისას: საოცარი, საპასუხო, კეთილი.

ბიზნეს ელფოსტა

ის ფაქტი, რომ თქვენ არ აგზავნით მიმოწერას კონვერტში საფოსტო ქსელის საშუალებით, არ უნდა იყოს დამამშვიდებელი. ამ შემთხვევებში ასევე მოქმედებს საქმიანი მიმოწერის წესები.

კომპეტენტური და სწორი ელექტრონული ბიზნეს მესიჯები ქმნის დადებით იმიჯს როგორც საწარმოს, ასევე კონკრეტული ადამიანის მიმართ. ბიზნესში რეპუტაცია ბევრი ღირს!

ელექტრონული ფოსტით მიმოწერის ძირითადი წესები

გამოიყენეთ თქვენი სამუშაო ელფოსტის მისამართი მხოლოდ მისი დანიშნულებისამებრ.

ყურადღება მიაქციეთ საფოსტო ყუთის სახელს. არ გამოიყენოთ არასწორი სახელები მუშაობისას, როგორიცაა "ბავშვი", "სუპერმენი", თუნდაც ისინი მითითებული იყოს ინგლისურ ტრანსკრიფციაში.

ყოველთვის შეავსეთ "subject" სვეტი, წინააღმდეგ შემთხვევაში თქვენი წერილი შეიძლება დასრულდეს სპამში. აღწერილობები, როგორიცაა „გეგმა“, „სია“, „კომერციული წინადადება“, „ანგარიში“ არ არის შესაფერისი. შესაძლოა, საკმაოდ ბევრი მსგავსი ასო იყოს თქვენი მიმღების ყუთში. იყავით რაც შეიძლება კონკრეტული იმის შესახებ, თუ რას ეხება თქვენი გზავნილი. არ გამოიყენოთ ხუთ სიტყვაზე მეტი. დაწერეთ თქვენი საგანი კაპიტალით. არ არის საჭირო ბოლო პერიოდის დადება.

თუ თქვენ პასუხობთ ადრე მიღებულ ელ.წერილს, აუცილებლად წაშალეთ „Re“ სათაურის ველში.

კომუნიკაციის სტილი

შეინახეთ წერილი საქმიან ფორმატში. ამოიღეთ მუქარის, ვედრების, მბრძანებლური ტონი.

ელექტრონული ბიზნეს მიმოწერის წესები არ იძლევა ტექსტში სმაილიკების ან დიდი რაოდენობით კითხვის ან ძახილის ნიშნების გამოყენებას.

იყავი თავაზიანი. დასაწყისში სავალდებულო მისალმება და ბოლოს თანამოსაუბრესთან დამშვიდობება კარგი ფორმაა. მაგალითად, „პატივისცემით...“ ან ასე: „პატივისცემით...“.

ბიზნეს ელექტრონული მიმოწერა და მისი „ოქროს წესი“: არ აურიოთ რამდენიმე სხვადასხვა თემა ერთ შეტყობინებაში. ჯობია წერილების სერია გაგზავნო.

ელ.წერილი უნდა იყოს ნახევრად გრძელი, ვიდრე ქაღალდის წერილი.

დანართებთან მუშაობა

თუ მეტისმეტად ბევრი ინფორმაციაა გადასაცემი, არ ჩადოთ ეს ყველაფერი წერილის ტექსტში, არამედ მიამაგრეთ როგორც ცალკე დოკუმენტები, როგორც დანართები.

მიმღების მოხერხებულობისთვის გადაარქვით თქვენ მიერ მომზადებულ დოკუმენტებს მისთვის გასაგებ სახელებად. ეს გამოავლენს თქვენს ინტერესს და გაიმარჯვებს. დაფიქრდით, რამდენი სამუშაო საქაღალდე აქვს მიმღებს კომპიუტერში და როგორ მოძებნის თქვენს წერილს მათ შორის.

აუცილებლად აცნობეთ მიმღებს თქვენს მიერ გაგზავნილი ფაილების შესახებ, რათა მან არ ჩათვალოს ისინი შემთხვევით ვირუსად. დაარქივეთ დიდი დოკუმენტები.

უმჯობესია გაგზავნოთ ძალიან დიდი დანართები (200 კბაიტზე მეტი) სხვა გზით, მაგალითად, ftp სერვერის საშუალებით.

ზოგიერთი ფოსტის სერვერი არ უშვებს ისეთ ფორმატებს, როგორიცაა COM, EXE, CMD, PIF და სხვა მრავალი ფორმატი, რომ გაიარონ და დაბლოკონ ისინი.

თუ თქვენი წერილის რამდენიმე მიმღები იყო, დაუთმეთ დრო, რომ ყოველ ჯერზე წაშალოთ მასობრივი გადაგზავნის ყველა მტკიცებულება. ადრესატს ასეთი დამატებითი ინფორმაცია საერთოდ არ სჭირდება. "bcc" ბრძანება დაგეხმარებათ.

საქმიანი მიმოწერის წარმართვის წესები ელექტრონული ფოსტით მოითხოვს მეორე მხარის ინფორმირებას კორესპონდენციის მიღების შესახებ. თუ ამ მომენტში პასუხის გაცემა შეუძლებელია, ამის შესახებ აცნობეთ თანამოსაუბრეს. შეინახეთ თქვენი მიმოწერის ისტორია, რათა თავიდან აიცილოთ შემდგომი კითხვები და პროცედურები.

თუ პასუხი მნიშვნელოვანი და გადაუდებელია, ნებადართულია ადრესატის დამატებით შეტყობინება ტელეფონით, სკაიპით ან ICQ-ით. თუ ამის შემდეგაც ვერ მიაღწიეთ პოზიტიურ შედეგს, კვლავ შეახსენეთ საკუთარ თავს.

არც ისე იშვიათია, როდესაც დოკუმენტს ითხოვთ, პასუხად იღებთ ცარიელ წერილს თანდართული ფაილით. ეს მიუღებელია. საქმიანი მიმოწერის მაგალითები მოითხოვს, რომ შესაბამისი ინფორმაცია განთავსდეს დოკუმენტის ტექსტში. მაგალითად, ეს: "მე ვაგზავნი საჭირო მონაცემებს თქვენი მოთხოვნისთვის."

არ დაგავიწყდეთ წერილის ბოლოს მიუთითოთ კოორდინატები: კომუნიკაციის ყველა არსებული მეთოდი, პოზიცია, კომპანიის ვებგვერდი, ბმულები სოციალურ ქსელებში.

ორგანიზაციის კონტაქტების დაწერისას მიაწოდეთ რაც შეიძლება მეტი ინფორმაცია - ტელეფონის ნომერი რეგიონის კოდით, მისამართი საფოსტო კოდით. ყოველივე ამის შემდეგ, თქვენი კომუნიკაცია ხდება არა მხოლოდ თქვენი რეგიონის მაცხოვრებლებთან. თუ თქვენ გაქვთ ყველა ინფორმაცია, გაგიადვილდებათ თქვენთან დაკავშირება.

და ბოლო წესი: ვინც დაიწყო მიმოწერა, უნდა დაასრულოს ელექტრონული დიალოგი.

დასკვნა

საქმიანი მიმოწერა დელიკატური საკითხია. ზოგჯერ ერთი შეხედვაც საკმარისია იმისთვის, რომ ჩამოყალიბდეს გარკვეული აზრი ადამიანზე და ორგანიზაციაზე, რომელსაც ის წარმოადგენს. ბიზნეს წერის წესების ცოდნა დიდად დაეხმარება თქვენს კარიერას.

ელექტრონული ფოსტით საქმიანი კომუნიკაცია ნებისმიერი თანამედროვე ადამიანის ცხოვრების განუყოფელი ნაწილია: ჩვენ ვწერთ კოლეგებს სამსახურში, მენეჯმენტში, კლიენტებს, ბიზნეს პარტნიორებს, ადამიანებს, ვინც გვცნობს და მათ, ვინც ჯერ არ გვცნობს. რა არის ბიზნეს ეთიკა ელექტრონულ მიმოწერაში და რამდენად აუცილებელია წარმატებული ბიზნესისთვის?

თითოეული ასო არის ჩვენი სავიზიტო ბარათი და ჩვენი ბიზნეს პოზიციის ასახვა. და თუ ჩვენთვის მნიშვნელოვანია, რომ ეს სავიზიტო ბარათი ღირსეულად გამოიყურებოდეს და საქმიანი პოზიცია ხელს უწყობს კომუნიკაციის კომფორტს და პროდუქტიულობას, მაშინ კარგი მანერების ძირითადი წესების ცოდნა და მათი ყოველდღიური მიმოწერაში დაცვა ყველაზე მნიშვნელოვანი პირობაა წარმატებისთვის.

რაც შეეხება ელექტრონულ ბიზნეს კორესპონდენციას, მოქმედებს იგივე წესები და რეგულაციები, რომლითაც ბიზნეს საზოგადოება მოქმედებს საქმიანი ურთიერთქმედების ნებისმიერი სხვა ფორმით: ტელეფონით კომუნიკაციისას, მოლაპარაკებების დროს და ა.შ. ჩემი აზრით, ბიზნეს ელექტრონული მიმოწერის ეთიკა ემყარება რამდენიმე ურყევ პრინციპს:

1. ოპონენტებს შორის ურთიერთპატივისცემა ერთმანეთის პიროვნებისა და საქმიანი პოზიციის მიმართ.
2. ყურადღება მოწინააღმდეგის ბიზნეს ინტერესებზე.
3. კონფიდენციალურობის საკითხების მნიშვნელობის გაგება.
4. პუნქტუალობა ინფორმაციის გაცვლაში.

მოდით განვიხილოთ ამ პრინციპების განხორციელების პრაქტიკული ინსტრუმენტები

1. კომპეტენტურად და მკაფიოდ შემუშავებული "Subject" / "Subject" ველი

თემის დაზუსტება ზოგავს ადრესატის დროს, რაც საშუალებას აძლევს მას დაუყოვნებლივ შეაფასოს მიღებული წერილის შინაარსი და სწრაფად გადაწყვიტოს მისი პრიორიტეტი მისი წაკითხვისას.

2. მისალოცი და პირადი მისამართი ადრესატს/მიმღებს

ქმნის ნდობას და აძლევს წერილს პირად ელფერს. ადრესატის სახელის იგნორირება აღიქმება არასწორად.

3. მიმართვის სიზუსტე

„To“, „Cc“ და „Bcc“ ველების სწორად შევსება არის ყველაზე მნიშვნელოვანი ინსტრუმენტი ეფექტური და ეთიკური კომუნიკაციისთვის. ამ სფეროებთან მუშაობისას შეცდომების თავიდან ასაცილებლად, თქვენ უნდა იცოდეთ მათი მიზანი, რომელიც ზოგადად მიღებულია თანამედროვე ბიზნეს გარემოში:

• თუ თქვენი სახელი არის პირდაპირი ადრესატის ველში (“To”), ეს ნიშნავს, რომ წერილის გამგზავნი ელოდება თქვენს კითხვაზე პასუხს;
• თუ ამ ველში რამდენიმე ადრესატია განთავსებული, ეს ნიშნავს, რომ წერილის გამგზავნი ელოდება პასუხს თითოეული ან რომელიმე ადრესტისგან;
• თუ თქვენი სახელი არის Cc ველში, ეს ნიშნავს, რომ გამგზავნს სურს, რომ იცოდეთ ეს საკითხი თქვენგან პასუხის მოლოდინის გარეშე. თქვენ არ უნდა შეხვიდეთ მიმოწერის საგანში, თუ თქვენი სახელი არის "Cc" ველში. თუ მაინც გადაწყვეტთ მიმოწერაში შესვლას, მაშინ კარგი მანერების ნიშანი იქნება წერილის დაწყება ერთ-ერთი შემდეგი ფრაზით: ნება მომეცით შემოუერთდე ამ საკითხის განხილვას...“, „ბოდიში ჩარევისთვის...“, „ნება მომეცით გამოვთქვა ჩემი აზრი...“.

ეთიკის კუთხით განსაკუთრებული ყურადღება ეთმობა ველს „ბრმა ნახშირბადის ასლი“. ეს არის ყველაზე „დაუცველი“ ელექტრონული ფოსტის ინსტრუმენტი ბიზნეს ეთიკის თვალსაზრისით, რადგან... ეს სფერო ჩვეულებრივ აღიქმება, როგორც საიდუმლო კონტროლისა და ინფორმაციის ინსტრუმენტად. Bcc მიმღებები არ ჩანს სხვა მიმღებებისთვის. ზოგიერთი კომპანია, რომელიც მგრძნობიარეა ეთიკური საკითხების მიმართ, კრძალავს ამ ინსტრუმენტის გამოყენებას კორპორატიულ მიმოწერაში. გამონაკლისი არის მასობრივი გაგზავნა (მაგალითად, მოსაწვევები). ისინი იგზავნება მიმღებთა დიდ რაოდენობაზე, მაგრამ ელფოსტის მისამართები არ უნდა იყოს ხილული ყველასთვის.

არის კომპანიები, რომლებიც უფრო მშვიდად ეპყრობიან "Bcc" სფეროს, იცავენ შემდეგ უნივერსალურ წესებს:

• ველში „ბრმა ნახშირბადის ასლი“ მოთავსებულია მიმღებები (ფარული მიმღებები), რომლებმაც უნდა იცოდნენ მიმოწერა, მაგრამ მათი ინფორმირებულობა არ უნდა იყოს აშკარა პირდაპირი მიმღებებისთვის;
• წერილის გაგზავნა შევსებული ველით „ბრმა ნახშირბადის ასლი“ გულისხმობს წინასწარ შეთანხმებას ან წერილის ავტორისა და ფარული მიმღებების ინფორმირებას ინფორმაციის ამ ფორმის მიზეზისა და მიზნის შესახებ;
• ფარული მიმღები არ უნდა შევიდეს კორესპონდენციის საგანში BCC ველიდან.

4. რეაგირების სისწრაფე

წერილზე პასუხის დრო არის თქვენი პოზიციის ერთ-ერთი მაჩვენებელი პარტნიორებისა და კლიენტების ბიზნეს ინტერესებთან მიმართებაში. კომპანიებს ამ მხრივ განსხვავებული სტანდარტები აქვთ. წერილზე პასუხის/რეაქციის მისაღები დრო ორ-სამ საათშია. თუ წერილის მიღებისა და წაკითხვის შემდეგ გესმით, რომ 24 საათის განმავლობაში ვერ უპასუხებთ მას, მაშინ კარგი წესი იქნება ადრესატის გაგზავნა ინფორმაცია, რომ მიიღეთ მისი წერილი და უპასუხებთ მას: „წერილი მივიღე. დღეს დღის განმავლობაში გიპასუხებ"ან „წერილი მივიღე. პასუხის გასაცემად საჭიროა დამატებითი ინფორმაცია. ვეცდები გიპასუხო არა უგვიანეს...“

ჩვენ გთავაზობთ

5. ინფორმაციასთან სწორი მუშაობა (ტომი, ენა, სტრუქტურა, ფორმატი)

წერილის ტექსტში ინფორმაციის წარმოდგენის ბუნება და თავისებურება ასევე არის ინსტრუმენტი და მაჩვენებელი თქვენი შესაძლებლობისა და სურვილისა, წარმართოთ კორესპონდენცია რაც შეიძლება სწორად და პატივისცემით ადრესატის მიმართ:

• მაქსიმალური კომფორტი ასოს მოცულობის წაკითხვისას, რომელიც ჯდება „ერთ ეკრანზე“, მაქსიმუმ – A-4 ფორმატის ერთი ფურცლის ტექსტის მოცულობაში;
• გაგზავნილი დანართების მოცულობა არ უნდა აღემატებოდეს 3 მბ-ს (უფრო დიდმა ფაილებმა შეიძლება შექმნას პრობლემები, რადგან ისინი შეიძლება არ გაიარონ მიმღების ფოსტის სერვერზე);
• გაგზავნილი ფაილების „შეფუთვა“ ჯობია უნივერსალურ შიფრებში: Zip ან rar (სხვა გაფართოებები შეიძლება დაიბლოკოს ან შეწყდეს გადაგზავნის დროს და პრობლემები შეუქმნას მიმღებს);
• ადრესატის წერილზე პასუხის გაცემისას, თქვენი პასუხის ტექსტი უნდა განთავსდეს წერილის ზედა (დასაწყისში) და არა ბოლოში (ეს იხსნის ადრესატს წინა ტექსტის „გადახვევისგან“. მიმოწერა თქვენს მიერ დაწერილი პასუხის ძიებაში);
• თქვენ არ უნდა დაიწყოთ ადრესატის წერილზე პასუხი ახალი წერილით (კორესპონდენციის ისტორიის შენახვის გარეშე). ასეთი პასუხი აიძულებს მიმღებ მიმღებს დაკარგოს დრო ორიგინალური შეტყობინების ძიებაში;
• აუცილებელია ადრესატისთვის მაქსიმალურად გასაგებ ენაზე დაწერა. თითოეულ კონკრეტულ შემთხვევაში წყდება პროფესიონალური, შიდა კორპორატიული ლექსიკის, ჟარგონის, აბრევიატურებისა და ანგლიციზმის გამოყენების მიზანშეწონილობის საკითხი (ინგლისურიდან ნებისმიერი სხვა ენაზე სესხება).

თუ ჟარგონისა და აბრევიატურების გამოყენება ზრდის მიმოწერის სიჩქარეს და ეფექტურობას, მაშინ ჟარგონის გამოყენება მისაღები და ეთიკურია. ამრიგად, კომპანიის შიგნით შიდა მიმოწერა თითქმის ყოველთვის სავსეა ჟარგონით: ის ნაცნობი და გასაგებია მიმოწერის ყველა მონაწილისთვის და საშუალებას გაძლევთ დაზოგოთ დრო. მაგრამ გარე ბიზნეს პარტნიორებთან/კლიენტებთან მიმოწერაში ეს არის საკითხი, რომელიც სიფრთხილეს მოითხოვს.

ხდება ისე, რომ ტერმინოლოგიის გარეშე არ შეგიძლია. მაგალითად, კომპანია სთავაზობს კლიენტებს პროდუქტს/მომსახურებას, როგორიცაა ონლაინ რეკლამა და ცნებები, როგორიცაა „მედია-კონტექსტუალური ბანერი“, „საკვანძო სიტყვები“, „უარყოფითი სიტყვები“, „ctr“ არ შეიძლება შეიცვალოს ბიზნეს კონტექსტში და ასწავლეთ კლიენტს მათთან მუშაობა. ამ შემთხვევაში მნიშვნელოვანია ორივე მხარის მოთმინება და სურვილი ახსნას და ისწავლოს.

თუმცა, არის შემთხვევები, როდესაც აბრევიატურებისა და ტერმინების გამოყენებას შეიძლება და უნდა მოერიდოს.

მაგალითი:

ჩემმა მეგობარმა 2 დღე ეძებდა პასუხს კითხვაზე: რა არის ASAP. იგი ამზადებდა მასალებს გამომცემლობისთვის და ბოლო წერილში წერდნენ: ” მაშა, გთხოვთ, გამოაგზავნოთ ყველა თქვენი მასალა რაც შეიძლება მალე" მაშამ გადაწყვიტა, რომ ეს იყო მისთვის უცნობი ფორმატის აღნიშვნა, რომელშიც ტექსტი უნდა "თარგმნილიყო". მაშამ დახარჯული დრო „გაშიფვრაზე“ და გამომცემლის თხოვნის დაკმაყოფილებაზე 2 დღე დასჭირდა. წარმოიდგინეთ აპარატის გაღიზიანება, როდესაც 2 დღის შემდეგ გაირკვა, რომ იდუმალი "asap"-ის მიღმა იყო ინგლისურენოვან გარემოში ფართოდ გამოყენებული აბრევიატურა " რაც შეიძლება მალე» – « რაც შეიძლება სწრაფად».

რჩევა:არ გამოიყენოთ ანგლიციზმი, სპეციალური ტერმინები და შიდა აბრევიატურები გარე კლიენტებთან და პარტნიორებთან მიმოწერისას.

6. ხელმოწერისა და საკონტაქტო ინფორმაციის ხელმისაწვდომობა

ეს არის აუცილებელი ატრიბუტი, რომელიც უნდა დასრულდეს თქვენი თითოეული ასო. ხელმოწერის ბლოკში უნდა განთავსდეს შემდეგი:

1. შენი სახელი და გვარი.

ეს ხდის მიმოწერას პერსონალიზებულს, რაც გავლენას ახდენს კომუნიკაციის ეფექტურობასა და ფსიქოლოგიურ კომფორტზე. აბრევიატურები არ უნდა იყოს გამოყენებული თქვენს ხელმოწერაში. ნაცვლად თ.ლ. ვოროტინცევა ჩემს ხელმოწერაში დავწერ თამარა ლეონიდოვნა ვოროტინცევა (ან თამარა ვოროტინცევა), რათა ადრესატმა გაიგოს, როგორ დამიკავშირდეს საპასუხო წერილში.

1. მიუთითეთ თქვენი პოზიცია.

ამით თქვენ აძლევთ საშუალებას მიმღებს გაიგოს თქვენი უფლებამოსილებისა და პროფესიული კომპეტენციის საზღვრები საკითხების გადაწყვეტაში.

1. საკონტაქტო კოორდინატები (ტელეფონი, ელექტრონული ფოსტა, კომპანიის სახელი და მისამართი, მისი ვებგვერდი).

ამით თქვენ მიიღებთ მიმღებს დამატებითი ოპერატიული კომუნიკაციის შესაძლებლობას საჭიროების შემთხვევაში.

ყოველივე ზემოაღნიშნულის შეჯამებით და სხვადასხვა კომპანიებში მიმოწერის დაკვირვების მრავალწლიანი გამოცდილებით, თამამად შემიძლია ვთქვა შემდეგი: თანამედროვე ბიზნეს საზოგადოებაში ეთიკური სტანდარტები არა მხოლოდ და არა იმდენად კარგი მანერების ნომინალური ატრიბუტებია, არამედ პრაქტიკული ინსტრუმენტებია. ცხოვრება, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გახადოთ საქმიანი კომუნიკაცია სწორი, სწრაფი, კომფორტული და, საბოლოო ჯამში, ეფექტური.

ყურადღება მიაქციეთ თამარა ვოროტინცევას მიერ ჩატარებულ ტრენინგს.

სტატიები

თანამედროვე სამყაროში საქმიანი კონტაქტი ხშირად იწყება საქმიანი მიმოწერით - საქმიანი ურთიერთქმედების წერილობითი ფორმა, რომელიც მოიცავს ნებისმიერი სახის კორესპონდენციას (წერილი, შეტყობინება და ა.შ.), რომელიც გაგზავნილია ნებისმიერი თანამდებობის პირის მიერ მისი სახელით და თანამდებობის შესაბამისად.

მნიშვნელოვანი ასპექტია გარკვეული ეტიკეტის სტანდარტების დაცვა. წინააღმდეგ შემთხვევაში, დამყარებული კავშირები შეიძლება გაწყდეს და კლიენტი ან ბიზნეს პარტნიორი დაიკარგოს. კარგად შემუშავებული საქმიანი მიმოწერა ხელს უწყობს ყველაზე ხელსაყრელ შთაბეჭდილებას თქვენზე ან კომპანიაზე.

ასოების მაგიის დაუფლება ყველა ადამიანისთვის მნიშვნელოვანია. მაგალითად, ახალი სამუშაოს ძებნისას: რეზიუმეს შედგენა და გაგზავნა, ტესტის დავალებები, სამოტივაციო წერილები, დამატებითი ინფორმაცია თქვენს შესახებ, შეხვედრის დროის შეთანხმება.

საინტერესოა, რომ საქმიანი მიმოწერის წესები, რომლებიც დღეს არსებობს, დაახლოებით 150 წლის წინ ინგლისში შეიქმნა.

საქმიანი წერილების სახეები

იმისათვის, რომ გადაწყვიტოთ, როგორ შეადგინოთ ასო, თქვენ უნდა იცოდეთ განსხვავებები მის ტიპებს შორის. ეს დაგეხმარებათ გადაწყვიტოთ შეტყობინების თემა და მისი სწორი დიზაინი. ეს დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ სულელურად მნიშვნელოვანი მოწინააღმდეგის თვალში.

დიზაინის სტრუქტურის მიხედვით, არსებობს:

• საკომუნიკაციო წერილები

ეს მოიცავს უარის წერილებს, პრეტენზიებს, საბაბს და აღიარებას. ყველაფერი, რასაც თანამშრომელი იყენებს თავისი პროფესიული საქმიანობისას.

• შეთანხმების წერილები

მწერლობის მნიშვნელოვანი ტიპი. მისი წყალობით შეჯამებულია შეხვედრის შედეგები, ფორმდება შეთანხმებები, განისაზღვრება დავალებების შესრულების დრო და ორივე მხარე დარწმუნებულია ხელშეკრულების სწორად გაგებაში.

ბიზნეს წერილის წესები

ის, თუ როგორ აძლევენ ბლოგერები საკუთარ თავს გამოხატვის უფლებას, არ არის თქვენი არჩევანი. არ არსებობს გამართლება შეცდომებისა და შეცდომების. ბავშვობიდან ენის შესწავლის სირთულეებით თავს ვერ ინუგეშებ. თქვენ უნდა იყოთ მაქსიმალურად მომთხოვნი საკუთარი თავის მიმართ. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ეს ქმნის არასახარბიელო სურათს თქვენი პიროვნებისა და განათლების შესახებ.

საქმიანი მიმოწერის თავისებურება ის არის, რომ პროფესიული სიტყვების მართლწერის შეცდომები განიხილება არჩეულ სფეროში ადამიანის არაკომპეტენტურობის ინდიკატორად.

ძირითადი წესები:

1. მოერიდეთ სიტყვების გამოყენებას, რომელთა ზუსტი განმარტება არ იცით. როგორც ბოლო საშუალება, შეამოწმეთ მათი მნიშვნელობა ლექსიკონებში.
2. მოერიდეთ კონკრეტული ტერმინოლოგიის გამოყენებას. ზოგიერთი სიტყვა შესაძლოა თანამოსაუბრესთვის უცნობი იყოს და მის მიერ არასწორად იყოს განმარტებული. საქმიანი მიმოწერის ეტიკეტი ასეთ შემთხვევებში გულისხმობს ტერმინებისა და შემოკლებების განმარტებას.
3. დაწერეთ მოკლე წინადადებებით. კონსტრუქციების სიგრძე და აყვავება შესაბამისია რომანის წერისას და არა საქმიანი მოლაპარაკებების დროს.
4. ჯერ ჩაწერეთ შეტყობინება არა წერილის ტექსტში, არამედ თქვენს კომპიუტერში ან ონლაინ რედაქტორში არსებულ დოკუმენტში. დადებითი ასპექტია ტექსტის ავტომატური მართლწერა და პუნქტუაციის შემოწმება. ეს ასევე ხელს უშლის წერილის მიმღებს ნაადრევად გაგზავნას ან დაკარგული ბრაუზერის დახურვის ან ინტერნეტის დაკარგვის გამო. Microsoft word-ში მუშაობისას გამოიყენეთ მასალის ავტომატური შენახვა გარკვეული ინტერვალებით.
5. თქვენ უნდა მოერიდოთ შეტყობინების აკრეფას თქვენს ტელეფონზე ან ტაბლეტზე. არსებობს შეუსაბამო ავტოკორექტირების რისკი.
6. გაგზავნამდე შეამოწმეთ შეცდომები და ტექსტის თანმიმდევრულობა. რეკომენდირებულია ერთი საათის შემდეგ აკრეფილი ტექსტის ხელახლა შემოწმება, დროებით სხვა რამეზე გადართვა და დაწერის დავიწყება. ეს დაგეხმარებათ შეხედოთ ტექსტს სხვა პერსპექტივიდან, დაინახოთ ყველა უზუსტობა.

საქმიანი წერილის ფორმატირება

კორესპონდენციის მომზადებისა და წარმოებისას საჭიროა დეტალების განსაკუთრებული ყურადღება. ის ასევე გამოხატავს პატივისცემას თქვენი მოწინააღმდეგის მიმართ და საშუალებას გაძლევთ დაზოგოთ დრო, რომელიც შეიძლება დახარჯოთ მასალის ხელახლა მომზადებაზე.

შემდეგი ასპექტები არ უნდა იყოს უგულებელყოფილი:

• წერილის სათაურის სწორი შევსება

თუ ეს პირველი შეტყობინებაა, სათაური შეიძლება იყოს ნათელი. თუმცა, თუ ოპონენტთან კომუნიკაცია უკვე არსებობს, წერილის თემა უნდა იყოს მითითებული მოკლედ და მოკლედ. ეს არის კომუნიკაციის საფუძვლები. ისინი გეხმარებათ მესიჯის პოვნაში გარკვეული პერიოდის შემდეგ, რათა ხელახალი წაკითხვა გაუადვილდეს როგორც გამგზავნს, ასევე მიმღებს.

• ციტატა

თქვენ მიერ გაგზავნილი შეტყობინება შეიძლება შეიცავდეს კითხვებს, რომლებსაც უნდა უპასუხოთ. აზრი აქვს მათზე პასუხის გაცემას, ცალ-ცალკე ციტირებით. რამდენიმე გადამისამართებით წერილის გაგზავნისას ღირს ნუმერაციის გამოყენება და ტექსტის აბზაცებად დაყოფა. ამ გზით თანამოსაუბრესთვის გასაგები გახდება, რომელ კითხვაზე პასუხობთ.

გადაჭარბებული ციტატების ჯაჭვები ქმნის ქაოსის განცდას კომუნიკაციებში. თუმცა, თუ საჭიროა ადრე გაგზავნილ შეტყობინებებზე დაბრუნება ან თანამოსაუბრის რაიმეს შეხსენება, ღირს ამის გაკეთება. კერძოდ, როცა საქმე ეხება ბიუჯეტს, მომსახურების პაკეტს, დროს.

• გაითვალისწინეთ ყველა მიღებული ინფორმაცია

წერილის შედგენისას მოკლედ უნდა დააფიქსიროთ თქვენი ან თქვენი თანამოსაუბრის მიერ დართული ყველა დოკუმენტი. ამ გზით მიმღებს დაუყოვნებლივ გაუგებარი იქნება ფაილების რა შინაარსი ელის მას.

• საკუთარი ხელმოწერა სავიზიტო ბარათის ანალოგია

საქმიანი მიმოწერა მოითხოვს ხელმოწერას. ის შეიძლება გაკეთდეს ავტომატური, შემდეგ ის იქნება წარმოდგენილი ყველა გაგზავნილ წერილში. როგორ შევქმნათ საინფორმაციო ხელმოწერა? გამოიყენეთ თქვენი სახელი და გვარი, მიმდინარე პოზიცია, სამუშაო კონტაქტები და კომპანიის ლოგო.

მაგალითად: „პატივისცემით, ივან ივანოვი, თქვენი პროექტის მენეჯერი, ტელეფონის ნომერი ან ნებისმიერი სხვა მესინჯერი“. ან "პატივისცემით, ივან ივანოვი...".

ხელმოწერა ასევე შეიძლება იყოს მიმზიდველი და კრეატიული, რაც მიუთითებს სპეციალურ კავშირზე კომპანიასთან ან მიზეზთან. მაგალითად, წიგნის ინდუსტრიის ქსელის თანამშრომლებს შეუძლიათ გამოიყენონ ფრაზა „ამჟამად ვკითხულობ...“ მიმდინარე ახალი პროდუქტების სახელის ჩასმისას. მაგრამ ჯობია ასეთი რაღაცეების კოორდინაცია უფროსებთან.

• საფოსტო მისამართი

საქმიანი მიმოწერის წესები მოითხოვს საფოსტო მისამართის ჩვენებას. უკეთესი იქნებოდა, რომ ის წმინდა მუშა ყოფილიყო. კომპანიის სახელი, თანამდებობა, სახელი ან გვარი შეიძლება იყოს ნაჩვენები იქ, მაგრამ არა დაბადების წელი ან სათამაშო მეტსახელები/სიტყვები. უმჯობესია იფიქროთ მისამართის სწორ სახელზე მრავალი წლის განმავლობაში, თუ აპირებთ მის დატოვებას, თუნდაც შეცვალოთ საქმიანობა ან პოზიცია.

• შრიფტი და ინტერვალი

დოკუმენტაციაში ყველაზე ხშირად გამოყენებული შრიფტი არის Times New Roman, ზომა 12 ცხრილებისთვის ან 14 ტექსტისთვის. 1,5-2 ინტერვალით. ეს არის უთქმელი საფუძვლები.

ბიზნეს კომუნიკაციის სტილი

საქმიანი მიმოწერა მოიცავს დელიკატურ ბალანსირებულ აქტს. მეგობრული კომუნიკაცია აქ შეუსაბამოა, მაგრამ ხაზგასმული მკაცრი კომუნიკაციაც არ არის მიზანშეწონილი.

კომუნიკაციის მახასიათებლები:

• დიზაინის სიმძიმე

დამამცირებელი სიტყვები და ჟარგონული გამოთქმები შეუსაბამო იქნება.

• სმაილიკების გამოყენება

გამოიყენეთ სმაილიკები ფრთხილად ან მოერიდეთ მათ. პირველი კონტაქტი პრინციპში არ იძლევა მათ ყოფნას. მომავალში შეიძლება იყოს ფრჩხილები, მაგრამ მხოლოდ დადებითი, ზომიერი რაოდენობით. სიკეთე და იუმორი მიუღებელია კომუნიკაციის ამ სტილში. ეს ფორმა მიუღებელია, თუ შენს თანამოსაუბრეს ემორჩილები.

• მისალმებები სახელით და პატრონიმით

საქმიანი მიმოწერის წარმართვის წესები გულისხმობს თანამოსაუბრის პატივისცემას, ყურადღებას და ინტერესს მისი პიროვნების მიმართ. ეს ზრდის მოწინააღმდეგის ინტერესს თქვენს მიმართ და ზრდის მის ლმობიერების შანსს. მიზანშეწონილია წინასწარ იცოდეთ იმ პირის სახელი, რომელსაც მიმართავთ, ასევე მისი პრეფერენციები მისამართთან დაკავშირებით.

• პასუხი ორ დღეში

სწორია შეტყობინებაზე პასუხის გაგზავნა რამდენიმე სამუშაო დღის განმავლობაში. წინააღმდეგ შემთხვევაში უპატივცემულობად ითვლება. თუ წერილი გაიგზავნა შაბათ-კვირას ან შვებულებამდე, თქვენ არ გჭირდებათ მასზე პასუხის გაცემა, თუ ეს არ არის გადაუდებელი. წინააღმდეგ შემთხვევაში, თქვენ უნდა გააფრთხილოთ თქვენი თანამოსაუბრე თქვენი პასუხის დროებით არარსებობის შესახებ ან მოკლედ გააუქმოთ გამოწერა წერილის შინაარსის შესახებ.

• ინტრუზიულობის ნაკლებობა

გამუდმებით რაიმეს კითხვა, დადასტურების მოთხოვნა არ გაჩვენებთ საუკეთესო შუქზე. თუ თანამოსაუბრისგან დასტურია საჭირო, შეგიძლიათ შეახსენოთ მას სამ დღეში პასუხის გაცემის აუცილებლობა. თუ საქმე გადაუდებელია, სჯობს, ეს თავიდანვე პირველ შეტყობინებაში აღნიშნოთ.

• სარკის წესი

საქმიანი მიმოწერის ეტიკეტი ხშირად საშუალებას გაძლევთ მიმართოთ თქვენს ოპონენტს ისე, როგორც ის აკეთებს. ეს ზრდის ურთიერთგაგებისა და კომუნიკაციის შესაძლებლობას იმავე დონეზე. თვალყური ადევნეთ რა ტერმინებს, კომუნიკაციის სტილს და მიმართავს თქვენს თანამოსაუბრეს.

• ბედნიერი დღესასწაულები

თუ კომუნიკაცია ხდება ოფიციალური არდადეგების გარშემო ან დროს, ღირს თანამოსაუბრის მილოცვა. ეს არის საქმიანი მიმოწერის წესები. ასევე სასარგებლოა იმის ცოდნა, თუ როდის არის თქვენი მოწინააღმდეგის დაბადების დღე.

• მადლიერება

ელემენტარული ზრდილობა იქნება მადლიერების სიტყვები მილოცვის, მოწვევის ან ახსნის საპასუხოდ.

ყველა ზემოაღნიშნული მახასიათებლის გათვალისწინებით, არ გაგიჭირდებათ თანამოსაუბრესთან კონტაქტის დამყარება და საკუთარ თავზე ხელსაყრელი აზრის ჩამოყალიბება.

ბიზნესის წერის წესების მნიშვნელობა

სინამდვილეში, ნებისმიერი გაგზავნილი წერილი არის სავიზიტო ბარათი, ჩვენი არჩეული ბიზნეს პოზიციის ასახვა. ისე, რომ იგი გამოიყურებოდეს წესიერად, შთააგონოს პატივისცემა და ნდობა, ხოლო მოლაპარაკებებს თან ახლავს კომფორტი და ეფექტურობა პრობლემების გადაჭრაში, კარგი მანერების წესების ცოდნა და მათი მუდმივი დაცვა წარმატების ურყევი გარანტიაა.

რაც შეეხება ნებისმიერ მიმოწერას, ინტერნეტში ან წერილებში, იგივე მკაცრი სტანდარტები მოქმედებს, როგორც ტელეფონით ან პირადი მოლაპარაკებების დროს. პრინციპები, რომლებზეც აგებულია ურთიერთქმედება:

• ოპონენტებს შორის ურთიერთპატივისცემა სხვისი პიროვნებისა და საქმიანი პოზიციის მიმართ;
• ყურადღება მოწინააღმდეგის ბიზნეს ინტერესებზე;
• კონფიდენციალურობის დაცვა;
• პუნქტუალურობა მნიშვნელოვანი ამოცანების გადაჭრაში.

საქმიანი მიმოწერა აუცილებელია, რადგან:

• წერილის გაგზავნისას პასუხი არ არის, თუნდაც ეს ნაგულისხმევი იყოს;
• წერილები იკარგება არასაჭირო ინფორმაციის ნაკადში და თანამშრომლები გამუდმებით ურეკავენ ერთმანეთს ფოსტის შემოწმებას;
• ელფოსტის წაკითხვის შემდეგ სრულიად გაუგებარია რა არის საჭირო თქვენგან;
• მესიჯებში დეტალების სიმრავლისა და ინფორმაციის ქაოსის გამო, აზრები ირევა და რთული საკითხი არასოდეს წყდება.

თქვენ შეგიძლიათ დაზოგოთ ბევრი თავისუფალი დრო, თუ დაიცავთ საქმიანი მიმოწერის წარმართვის ზოგად წესებს. ეს დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ ზემოთ ჩამოთვლილი პრობლემები.

ვინც ცდილობს ბიზნეს წრეებში ღირსეულად გამოიყურებოდეს, ყოველთვის იყენებს. და მას ყოველთვის ახსოვს მთავარი - ელფოსტამ არ უნდა შელახოს არც ადრესატი, არც კომპანიის რეპუტაცია, რომლის წარმომადგენელიც არის და არც საქმიანი იმიჯი.

ბიზნეს ელექტრონული მიმოწერის სწორად და კომპეტენტურად წარმართვის უნარი თანამედროვე მენეჯერის იმიჯის მთავარი კომპონენტია. ეს არის როგორც ზოგადი კულტურული დონის ნიშანი, ასევე პიროვნული პროფესიონალიზმის მაჩვენებელი. იმის მიხედვით, თუ როგორ შეუძლია ადამიანს თავისი აზრების ჩამოყალიბება და ფორმალიზება, შეიძლება დამაჯერებლად განსაჯოს მისი დამოკიდებულება სხვების მიმართ და პირადად საკუთარი თავის მიმართ. დაუდევრად დაწერილმა ელფოსტამ შეიძლება ადვილად გაანადგუროს ავტორის საქმიანი რეპუტაცია პარტნიორებისა და კოლეგების თვალში.

საქმიანი მიმოწერის წესები ელექტრონული ფოსტით

1. გამოიყენეთ თქვენი სამუშაო ელფოსტის მისამართი მხოლოდ საქმიანი მიზნებისთვის. თუ თქვენ გაგზავნით წერილს სამუშაო სერვერიდან სამსახურში მუშაობის დროს, ის შეინახება, როგორც გამავალი, ასევე შემომავალი ფოსტა. თქვენს დამსაქმებელს შეუძლია ნებისმიერ დროს წაიკითხოს წერილი. აწარმოეთ საქმიანი მიმოწერა მხოლოდ ოფისის კედლებში.

2. ნათლად გესმოდეთ, ვის არის მიმართული თქვენი მესიჯი და ვისთვის შეიძლება იყოს მასში მოცემული ინფორმაცია. ვის არის თქვენი წერილი მიმართული? კლიენტს? პარტნიორს? კოლეგა? ქვეშევრდომს? უფროსს? გრაფაში „to“ მიეთითება ადრესატი, „ასლი“ – დაინტერესებულები. არასოდეს გაუგზავნოთ ზედმეტი ასლები, განსაკუთრებით თქვენს უფროსს. თუ მესამე მხარეები ნახსენებია ელ.ფოსტაში, მაშინ ისინი ასევე ჩვეულებრივ შედიან სვეტში "ასლი".

3. ჩამოაყალიბეთ შეტყობინების მიზანი თქვენთვის. რა მიზანს უსახავთ საკუთარ თავს: რის მიღწევას ცდილობთ თქვენი წერილის მკითხველისგან? რა რეაქციას ელით? მიმღებმა, როდესაც წაიკითხა თქვენი შეტყობინება, დაუყოვნებლივ უნდა გაიგოს რა გჭირდებათ მისგან. ელექტრონული მიმოწერის წარმოების წესები:

თუ გსურთ მოვლენებზე ინდივიდუალური პერსპექტივის შემოტანა - პირველი პირიდან (ჩვენ, მე)
თუ თქვენი შეტყობინება კითხვის ან სასწავლო ხასიათისაა - მე-2 პირისგან (თქვენ, თქვენ)
თუ თქვენ წერთ წერილს როგორც გარე დამკვირვებელი და გსურთ ადრესატს აცნობოთ შესრულებული ფაქტების ან მოვლენების შესახებ - მე-3 პირში (ისინი, ის, ის).

4. არ დატოვოთ „subject“ ველი ცარიელი. ადამიანების უმეტესობა, ვინც იღებს ელ.წერილს, იწყებს კორესპონდენციის შემოწმებას სათაურის ველის ნახვით. წერილის წაკითხვის გადაწყვეტილებას ადამიანი რამდენიმე წამში იღებს, ამიტომ წერილის შინაარსი უნდა აისახოს სათაურში. თემა უნდა იყოს მოკლე, კონკრეტული და ინფორმატიული.

5. შეინახეთ შინაარსი ნათელი: მისამართი და მისალმება, ძირითადი ნაწილი, რეზიუმე, ხელმოწერა, კონტაქტები. ნებისმიერი წერილი უნდა შეიცავდეს ელექტრონული ფოსტის ეტიკეტი. არ დაიზაროთ და არ გამოტოვოთ მიღებული შინაარსის არც ერთი ნაწილი, სწორად ჩამოყალიბებული ასო თქვენი პროფესიონალიზმის მაჩვენებელია.

6. ადრესატისადმი მიმართვა და მისალმება თქვენი მისდამი პატივისცემის მაჩვენებელია. თუ შესაძლებელია, დაიწყეთ თითოეული წერილი პირადი შეტყობინებისა და მისალმებით. ზრდილობის ნიშანია თანამოსაუბრეს სახელით მიმართვა. მისამართის შემდეგ დადეთ მძიმით, თუ გსურთ წერილის ყოველდღიური სიმბოლოს მიცემა. და თუ გსურთ ხაზგასმით აღვნიშნოთ ფორმალობა და მნიშვნელობა, გამოიყენეთ ძახილის ნიშანი, თუნდაც ეს წერილი მიმართოთ კოლეგას, რომელთანაც ხშირად ურთიერთობთ.

7. დაიცავით პრინციპი: მოკლე და მკაფიო (KY). საქმიანი ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის ერთ-ერთი მთავარი წესი არის „მინიმალური სიტყვები - მაქსიმალური ინფორმაცია“. წარმოადგინეთ თქვენი აზრები კონკრეტულად (მკაფიოდ), თანმიმდევრულად, მოკლედ და ადვილად გასაგებად. წინადადებები უნდა იყოს მოკლე, ეს აადვილებს ადრესატს საჭირო ინფორმაციის გადმოცემას. არის ერთი ელ.ფოსტის ოქროს წესი– ნაწილებად, ერთი თემა – ერთი ასო. უმჯობესია გამოაგზავნოთ რამდენიმე ელ.წერილი (თითოეული ერთი თემით), ვიდრე ერთი დიდი მესიჯი რამდენიმე ურთიერთდაკავშირებული იდეით.

8. ნუ გადააქცევთ არაფორმალურ კომუნიკაციას საქმიან მიმოწერად. მეილში ემოცია არ არის! თუ გსურთ ემოციურად ხაზგასმით აღვნიშნოთ თქვენს ელ.ფოსტის შეტყობინებაში მითითებული პუნქტები, ემოციური ქვეტექსტი უნდა იმალებოდეს პრეზენტაციის ნეიტრალური, გარეგნულად მშვიდი და სწორი ტონის მიღმა. იგი მიიღწევა შინაარსით და არა ენით.

9. დაიცავით წერილის ძირითადი ტექსტის მკაფიო სტრუქტურა. ყველაზე ხშირად, წერილი შედგება სამი ნაწილისგან:

წერილის დაწერის მიზეზი (მიზეზი, საფუძველი). ეს ნაწილი, როგორც წესი, რაც შეიძლება მოკლეა
საკითხის არსის თანმიმდევრული წარმოდგენა
გადაწყვეტილებები, მოთხოვნები, წინადადებები, დასკვნები

10. შეტყობინების გარეგნობა უნდა იყოს უკიდურესად ადვილად გასაგები. დაყავით ტექსტი აბზაცებად, რომლებიც უნდა შეიცავდეს არაუმეტეს ხუთ-ექვს სტრიქონს. უმჯობესია აბზაცები ერთმანეთისგან გამოვყოთ ცარიელი ხაზით. აირჩიეთ ერთი ფერი და ერთი შრიფტი, ასე რომ ტექსტი უკეთ იქნება აღქმული. უმჯობესია არ გამოიყენოთ ძახილის ნიშნები, სმაილიკები, აბრევიატურები ან კურსორი ელემენტები, გარდა იმ შემთხვევებისა, როდესაც აბსოლუტურად აუცილებელია.

11. სწორად დაწერეთ. წერა-კითხვის გაუნათლებლობა მიუთითებს იმაზე, რომ ავტორი არ არის საკმარისად განათლებული. თქვენი საქმიანი რეპუტაცია დისკრედიტირებულია ბეჭდვითი და ტექსტის შეცდომებით. წერილის გაგზავნამდე, ელექტრონული ფოსტის ეტიკეტიგირჩევთ, ხელახლა წაიკითხოთ წერილი ყურადღებით. ელ.ფოსტის ბევრ პროგრამას და ტექსტის რედაქტორს შეუძლია პუნქტუაციისა და მართლწერის შემოწმება და შეცდომების აღმოჩენის შემთხვევაში, ისინი სთავაზობენ კორექტირების ვარიანტებს. ეს სერვისი საჭიროა წერილების დასაწერად.

12. განიხილეთ რა დოკუმენტაციაა საჭირო დანართებში. თქვენ არ უნდა შეიყვანოთ დეტალური ინფორმაცია წერილის ტექსტში, უმჯობესია გამოაგზავნოთ იგი ცალკე ფაილად. ელ. ფოსტის სათაურის ველში აუცილებლად მიუთითეთ რომელ ფაილს აყენებთ, წინააღმდეგ შემთხვევაში მიმღებმა შეიძლება მიიჩნიოს ის ვირუსად. გაგზავნამდე ყველა ფაილი უნდა დაასკანირდეს ანტივირუსით.

13. ყოველთვის დაწერეთ საკონტაქტო ინფორმაცია და გამოიწერეთ. ეს გაჩვენებთ კარგ მხარეს და გამოავლენს თქვენს პროფესიულ თვისებებს. ხელმოწერა არ უნდა იყოს ხუთ ან ექვს სტრიქონზე მეტი. ის უნდა შედგებოდეს კომპანიის სახელისგან, თქვენი სახელისა და გვარისგან და თქვენი პოზიციისგან. როგორც წესი, გარე მიმღებებისთვის, ასევე მითითებულია თქვენი ელ.ფოსტის მისამართი, ტელეფონის ნომერი და კომპანიის ვებსაიტის მისამართი.

14. პოსტსკრიპტი უკიდურესად იშვიათად გამოიყენება ბიზნეს მიმოწერაში. თუ თქვენ იყენებთ პოსტსკრიპტს თქვენს შეტყობინებაში, ეს იმის მანიშნებელია, რომ თქვენ საკმარისად არ გიფიქრიათ წერილის შინაარსზე.

15. მხოლოდ განსაკუთრებულ შემთხვევებში ეძლევა წაკითხვის ქვითარი. როგორც წესი, წაკითხვის ქვითარი უნდა იყოს დაყენებული მხოლოდ გარე მიმღებებისთვის და მხოლოდ მაშინ, როდესაც პასუხის მიღებაა მოსალოდნელი მიმღებისგან.

16. გამოიყენეთ „მაღალი მნიშვნელობის“ ჩამრთველი მხოლოდ მაშინ, როცა ეს ნამდვილად აუცილებელია. თუ ელფოსტა შეიცავს მნიშვნელოვან ინფორმაციას, რომელიც საჭიროებს სასწრაფო ყურადღებას, დააყენეთ მნიშვნელობა „მაღალზე“. ეს მონიშნავს თქვენს ელფოსტას თქვენს შემოსულებში. მაგრამ არ არის რეკომენდებული ამ ფუნქციის უაზრო ბოროტად გამოყენება.

17. ხელახლა წაიკითხეთ წერილი გაგზავნამდე. არის თუ არა ყველაფერი ლაკონური, კონკრეტული, გასაგები და არის თუ არა რაიმე შეუსაბამო ინფორმაცია ან გრამატიკული შეცდომები? მიმღების მონაცემები სწორია? შეამოწმეთ პრეზენტაციის თანმიმდევრობა და ლოგიკა.

18. დაუყოვნებლივ უპასუხეთ ელ.წერილს. წერილის მიღების შესახებ შეტყობინება არის კოლეგების ან პარტნიორების პატივისცემის ნიშანი, კარგი მანერების ნიშანი. თუ ამ მომენტში ვერ უპასუხებთ წერილს, მაშინ უნდა აცნობოთ ავტორს და დაჰპირდეთ, რომ დაუყოვნებლივ უპასუხებთ პირველ შესაძლებლობებს. უპასუხეთ ყველა დასმულ კითხვას თანმიმდევრულად. არ დაიწყოთ თქვენი პასუხი ახალი წერილით. თუ წერილს არ უპასუხებენ 48 საათის განმავლობაში, მიმღებმა შეიძლება იფიქროს, რომ მისი წერილი იგნორირებული იყო ან დაიკარგა.

19. მიმოწერის ინიციატორი ამთავრებს ელექტრონულ დიალოგს.

20. დაიმახსოვრე ეს ელექტრონული მიმოწერის წესები, უფრო სწორად მათი შესაბამისობა თანამედროვე პროფესიონალი მენეჯერის მაჩვენებელია.

1 469 0 ოცდამეერთე საუკუნის დადგომასთან და კომპიუტერების ფართოდ გამოყენებასთან ერთად, ქაღალდზე საქმიანი მიმოწერა პრაქტიკულად მოკვდა - ის გამოიყენება მხოლოდ იქ, სადაც ფორმალობის გადაჭარბებული დონეა საჭირო. მაგრამ ეს საერთოდ არ ნიშნავს იმას, რომ საქმიანი მიმოწერის წესებიც მოკვდა. ელ.წერილებშიც კი, მათ უნდა მიჰყვეს.

საქმიანი მიმოწერის დაწერის წესები

როდესაც პირველად დაჯდებით საქმიანი წერილის დასაწერად, ალბათ თავს დაბნეულად იგრძნობთ. ყოველივე ამის შემდეგ, ეს სულაც არ არის იგივე, რაც მეგობარს ან ნათესავს შეტყობინებას. როგორ დაუკავშირდით თქვენს თანამოსაუბრეს? გამოვიყენო სმაილიკები თუ არა? როგორ შეავსოთ ეს მრავალი ველი?

თქვენ უნდა დაიწყოთ თანმიმდევრობით და ჯერ გახსოვდეთ ელექტრონული ფოსტის სამუშაო წერილების დამუშავების ზოგადი წესები.

• ექსპერტიზა. თუ საქმიანი მიმოწერა არ არის თქვენი საქმიანობის ძირითადი სფერო, შეგიძლიათ შეამოწმოთ თქვენი ფოსტა ორჯერ - დილით, სამსახურში მისვლისას და ლანჩის შემდეგ. თუ კლიენტებთან და ბიზნეს პარტნიორებთან კომუნიკაცია თქვენი ყოველდღიური საქმიანობის ნაწილია, გაგიადვილდებათ ელ.ფოსტის კლიენტის დაყენება, რომელიც თქვენს სამუშაო მაგიდაზე აჩვენებს წერილების შეტყობინებებს.
• უპასუხე. გამოუთქმელი ეტიკეტი მოითხოვს, რომ წერილზე პასუხი დაიწეროს რაც შეიძლება სწრაფად, ამიტომ ასოების იგნორირება შეგიძლიათ მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ არის რაღაც, რაც ვერ მოითმენს ყურადღების გაფანტვას. ოფიციალურ წესებში წერია, რომ წერილს ფოსტით მიღების შემთხვევაში ათი დღით ადრე უნდა უპასუხოთ, ხოლო ფაქსით - ორი დღით ადრე.
• შენახვა. თქვენ უნდა უზრუნველყოთ, რომ ელ.წერილი არ აღმოჩნდეს სპამის საქაღალდეში. გარდა ამისა, მათი წაშლა შეუძლებელია: წინააღმდეგ შემთხვევაში, თუ კონფლიქტური სიტუაცია შეიქმნა, თქვენ ვერ შეძლებთ უბრალოდ მიმართოთ მიმოწერას და ნახოთ ვინ არის მართალი.
• გამოყენება. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ კომპანიის ელექტრონული ფოსტის მისამართი მხოლოდ მისი სახელით მიმოწერის განხორციელებით. თუ რაიმე მიზეზით გჭირდებათ პირადი ელ. ფოსტის გამოყენება მიმოწერისთვის, დარწმუნდით, რომ ის ოფიციალურად გამოიყურება და არ შეიცავს უცენზურო ან ვულგარულ სიტყვებს.
  ჩვენ დავახარისხეთ საცავი, გავარკვიეთ პასუხის დრო და რომელი ელფოსტა გამოვიყენოთ. ეს ყველაფერი ადვილი დასამახსოვრებელია და შეგიძლიათ გადახვიდეთ შემდეგ ეტაპზე: მოვიდა საქმიანი წერილი. როგორ უპასუხოთ მას თანამოსაუბრის შეურაცხყოფის გარეშე?
• სწორად. წერილები, როგორიცაა "გამარჯობა ვასია, მივიღე შენი წერილი და ვფიქრობდი..." უნდა იყოს დაცული პირადი მიმოწერისთვის. საქმიანი მიმოწერის წარმართვა მოითხოვს კორექტულობას და ზრდილობას. თქვენ არ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ჟარგონი, გამომხატველი ან უხეში გამონათქვამები. თქვენ არ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სმაილიკები, მაშინაც კი, თუ რამდენიმე წელია მუშაობთ თქვენს თანამოსაუბრესთან. თქვენ არ შეგიძლიათ მიმართოთ საკუთარ თავს "თქვენ" და იყოთ ნაცნობი - წერილი უნდა იყოს თავაზიანი და მშრალი.
• კომპეტენტურად. წიგნიერება არის კულტურული განვითარების, ინტელექტუალური დონის მაჩვენებელი, კომპანიის რეპუტაციის შენარჩუნებისა და წერილის სტილისტურად დაწერის საშუალება. თუ რუსულის წერა კარგად არ გესმით - რაც საკმაოდ ხშირად ხდება და საერთოდ არ არის სირცხვილის მიზეზი - გამოიყენეთ სპეციალური სერვისები გრამატიკის, მართლწერის და პუნქტუაციის შესამოწმებლად.
• ადეკვატურად. ყველაზე კომპეტენტური და სწორი პასუხიც კი შეიძლება დაიკარგოს, თუ თანამოსაუბრე უბრალოდ ვერ ხვდება რაზე საუბრობთ. ამიტომ ან პროფესიული ტერმინების გამოყენებისგან თავი უნდა შეიკავოთ, ან მისცეთ ახსნა. ასევე, არ უნდა გამოიყენოთ ძალიან რთული ან არც თუ ისე გავრცელებული სიტყვები, რამაც შეიძლება დააბნიოს თქვენი თანამოსაუბრე. და, რა თქმა უნდა, არ უნდა ჩაწეროთ სიტყვები, რომელთა მნიშვნელობაში ეჭვი გეპარებათ.
• ლოგიკური. თუ პასუხი არ იცით, სთხოვეთ თანამოსაუბრეს დაელოდოთ, გაარკვიოთ და დაწეროთ სხვა წერილი. თუ ცნობილია, შეამოწმეთ, რომ წერილში თანმიმდევრულად, ლოგიკურად და ნათლად არის წარმოდგენილი და მხოლოდ ამის შემდეგ გაგზავნეთ.
• ლამაზი. დიზაინი არანაკლებ მნიშვნელოვანია, ვიდრე შინაარსი. თქვენ უნდა გამოიყენოთ აბზაცები, ციტირდეთ კითხვას და მხოლოდ ამის შემდეგ გასცეთ პასუხი, გამოიყენოთ დანომრილი და პუნქტიანი სიები.

შემოსულ წერილზე პასუხის გასაცემად საკმარისია ამის გაკეთება კომპეტენტურად, სწორად, ადეკვატურად და ლოგიკურად. მაგრამ როგორ დავწეროთ წერილი ჯერ?

პირველ რიგში, თქვენ უნდა დააფორმოთ ის სწორად:

• საგანი . ელ.ფოსტის ტექსტში ველი „Subject“ არ უნდა იყოს იგნორირებული, რადგან მისი წაკითხვით თანამოსაუბრე შექმნის პირველ შთაბეჭდილებას, თუ რა მოეთხოვება მისგან. იდეალურ შემთხვევაში, ის ასე უნდა გამოიყურებოდეს: "საწარმოს დასახელება, პრობლემის არსი" - "სს რომაშკა". შუშის მარაგი“.
• ხელმოწერა . ელ.ფოსტის სერვისების უმეტესობა საშუალებას გაძლევთ დააყენოთ ავტომატური ხელმოწერა, რომელიც უნდა შეიცავდეს: "სახელი, თანამდებობა, კომპანია" - "I.V. Makarova, OJSC-ის მთავარი ბუღალტერი". ეს ფორმა მიმღებს საშუალებას მისცემს ადვილად გაარკვიოს ვის მიმართავს და როგორ დაიწყოს მისი პასუხი.
• სალამი . მისალოცი არ უნდა იყოს ნაცნობი - არა "გამარჯობა", "კარგი დღე", "ალოჰა" ან სხვა მსგავსი ვარიანტები. ნეიტრალური "გამარჯობა" ან "დილა მშვიდობისა" საუკეთესო იქნება.
• გასაჩივრება . მისამართები სახელით - "ანა" - სრული სახელის ნაცვლად - "ანა დმიტრიევნა" ნაცნობად გამოიყურება და შეუძლია გააფუჭოს წერილის მთელი შთაბეჭდილება. ამიტომ, უმჯობესია აირჩიოთ მისამართი სახელით და პატრონიმიკით.
• სიგრძე . ზედმეტად გრძელი წერილები შრომატევადი და რთული წასაკითხია. ამიტომ, ოპტიმალურ მოცულობად ითვლება ის, რომელიც ჯდება ტექსტური რედაქტორის სტანდარტულ გვერდზე.

წერილებთან, პასუხებთან და ახალ წერილებთან მუშაობის ზოგადი წესები - ამ ყველაფრის დაწერის სწავლა არ არის რთული. მაგრამ კიდევ რამდენიმე ნიუანსია დასამახსოვრებელი:

• შინაარსი . წერილი უნდა შეიცავდეს მიზეზს, რის გამოც დაიწერა, თანმიმდევრული აღწერა და შემდეგ კითხვები და წინადადებები.
• მნიშვნელობა . ელ.ფოსტის სერვისების უმეტესობას აქვს ჩამრთველი "მნიშვნელოვანი!", რომელიც შეგიძლიათ შეამოწმოთ წერისას. შემდეგ ასეთი წერილი მონიშნული იქნება მიმღების საქაღალდეში.

მნიშვნელოვანია!თქვენ არ შეგიძლიათ უბრალოდ გამოიყენოთ ჩამრთველი - წინააღმდეგ შემთხვევაში, მართლაც გადაუდებელი წერილი უბრალოდ დაიხრჩობა დაუფიქრებლად ხაზგასმული ასოების სიმრავლით.

• დიალოგის დასასრული . გამოუთქმელი ეტიკეტის წესების მიხედვით, ის, ვინც ეს დაიწყო, ამთავრებს მიმოწერას.
• დრო. სამუშაო დღის ბოლოს და პარასკევს შუადღისას წერილების გაგზავნა არა მხოლოდ ცუდი ფორმაა, არამედ ფუჭი იდეაც - მაინც, პასუხი მხოლოდ მეორე დილით ან თუნდაც ორშაბათს მოვა.
• ზრდილობა . უნდა მოგილოცოთ მოახლოებული დღესასწაული. გმადლობთ პასუხისთვის. თუ სასწრაფო წერილს ვერ უპასუხებთ, ამის შესახებ ადრესატს უნდა აცნობოთ.
• დანართები . ნებისმიერი დანართი უნდა იყოს დაარქივებული და მიმღებს ამის შესახებ ცალკე უნდა ეცნობოს წერილის ტექსტში.

მნიშვნელოვანია!ელექტრონული ბიზნეს მიმოწერის წესები მოითხოვს თანამოსაუბრის ყურადღებას - თქვენ უნდა მისცეთ საშუალება ისაუბროს, დაუსვას კითხვები და არ მოითხოვოთ არაფერი ულტიმატუმის სახით.

ელექტრონული მიმოწერის სახეები

მიმოწერის მარეგულირებელი წესები შეიძლება ოდნავ განსხვავდებოდეს იმის მიხედვით, თუ სად იგზავნება წერილი.

• შიდა მიმოწერაგულისხმობს, რომ მიზანშეწონილია წერილებზე პასუხის გაცემა იმავე დღეს, რათა ხელი არ შეუშალოთ საკუთარი საწარმოს მუშაობას და ასევე, რომ წერილის ტონი გარკვეულწილად უფრო ნაცნობი იყოს, ვიდრე სხვა შემთხვევებში.

მნიშვნელოვანია!კარგი იდეა იქნება შიდა კორესპონდენციისთვის ერთი შაბლონის შემუშავება, რომლის მიხედვითაც თანამშრომლებს შეუძლიათ სწრაფად დაწერონ წერილები, სტრუქტურაზე ჭკუის ატეხვის გარეშე.

• გარე მიმოწერაგულისხმობს ფორმალობის უფრო დიდ ხარისხს, ასევე პროფესიული ჟარგონის გაფილტვრის აუცილებლობას - ხშირად სხვა კომპანიის თანამოსაუბრე უბრალოდ ვერ გაიგებს კონკრეტულ სიტყვებს.
• საერთაშორისო მიმოწერაგულისხმობს უფრო დიდ ფორმალობას, ასევე დროის ზონების გათვალისწინების აუცილებლობას. ასე რომ, არ უნდა გააგზავნოთ წერილი ნიუ-იორკში დილით და ელოდოთ, რომ პასუხი უახლოეს მომავალში მოვა, შეშფოთებული და აჩქარებული, რადგან თანამშრომელი, რომელმაც უნდა უპასუხოს წერილს, დიდი ალბათობით ჯერ კიდევ ლოგინში იწვება.

თუმცა, დიდი განსხვავებები არ არის. ზრდილობა, წიგნიერება და თხოვნის მკაფიოდ ჩამოყალიბების უნარი ყველგან ფასდება.

როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი

დოკუმენტის მოსამზადებლად გამოიყენეთ Microsoft Wordდა შემდეგი წესები:

• ორგანიზაციის ბლანკი;
• Times New Roman შრიფტი;
• ფართო ველები;
• ზომა 12-14 გვ.;
• ხაზების მანძილი – 1-2 გვ.;
• განათავსეთ ასოს გვერდის ნომრები ქვედა მარჯვენა მხარეს.

თუ ეს საერთაშორისო მიმოწერაა, მაშინ წერილი იწერება ადრესატის ენაზე.

საქმიანი წერილის სტრუქტურა:

1. გასაჩივრება;
2. პრეამბულა;
3. ძირითადი ტექსტი;
4. დასკვნა;
5. ხელმოწერა;
6. განაცხადი.

კიდევ რა არის მნიშვნელოვანი გახსოვდეთ:

• მიმართეთ თქვენს თანამოსაუბრეს „თქვენ“ გამოყენებით.
• თუ მიღებულ წერილზე პასუხს წერთ, ამის შესახებ თავიდანვე გააკეთეთ შენიშვნა, მაგალითად: „თქვენი თხოვნით, დათარიღებული 01/01/2020...“
• თუ წერილი აგრესიით იქნა მიღებული, ნუ დაემსგავსებით თქვენს მოწინააღმდეგეს და ნუ გამოიყენებთ აგრესიულ, მთხოვნელ გამონათქვამებს ან მბრძანებლურ ტონს მიმოწერაში.
• ყოველი ახალი აზრი ახალ სტრიქონზე დაწერეთ, ასე რომ ინფორმაცია უკეთ იქნება აღქმული. ნუ გააკეთებთ გრძელ აბზაცებს. მაქსიმუმ 5-7 წინადადება.
• მოერიდეთ Caps Lock დაწერილ სიტყვებს (მთავრული ასოებით) - ასეთი ტექსტი აღიქმება როგორც საფრთხე.
• არ დაგავიწყდეთ მიუთითოთ გამგზავნის საკონტაქტო ინფორმაცია და წერილის გაგზავნის თარიღი.
• საქმიანი მიმოწერაში არ გამოიყენოთ სმაილიკები ან ბრჭყალები.
• არ გამოიყენოთ უცხო სიტყვები, აირჩიეთ რუსული სინონიმი.
• დაწერეთ ერთი შრიფტით. არ გამოიყენოთ ფერადი ტექსტი ან ზედმეტი ხაზგასმა, გამბედაობა და ა.შ.
• იყავით თავაზიანი თანამოსაუბრის მიმართ და ღია კომუნიკაციაში. დააზუსტეთ მისი აზრი და ჰკითხეთ რას ფიქრობს ამის შესახებ. გამოიჩინეთ თანაგრძნობა და პატივისცემა.
• დააკვირდით, როგორ გიპასუხებთ მოწინააღმდეგე.

გამოსაყენებლად მისაღები სტანდარტული ფრაზები

იმისათვის, რომ არ იფიქროთ ყოველ ჯერზე, თუ რა ფორმით ჩამოაყალიბოთ თქვენი აზრები, შეგიძლიათ გამოიყენოთ სტანდარტული ფრაზები, რომლებიც მიღებულია საქმიანი მიმოწერისთვის:

• გასაჩივრება. ”გამარჯობა, ძვირფასო იგორ პეტროვიჩ”- თუ პირადად იცნობთ მიმღებს. "გამარჯობა, ბატონო სმირნოვ"- თუ ცხოვრებაში პირველად მისწერ. ჩვეულებრივ მიმართავენ სამხედროებს "გამარჯობა, ამხანაგო პოლკოვნიკ სმირნოვ".
• შენიშვნა.სტანდარტული მაგალითი ფრაზა: "გაცნობებთ, რომ...". მისი შეცვლა შესაძლებელია "თქვენს ყურადღებას ვაქცევთ", "ჩვენ გაცნობებთ", "ჩვენ გაცნობებთ".
• ახსნა. ადრესატისთვის წერილის დანიშნულების შესახებ თავიდანვე ინფორმირებისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ შემდეგი კონსტრუქციები: „თქვენი თხოვნის საპასუხოდ...“, „სამუშაოს განხორციელების მიზნით...“, „დახმარების გაწევის მიზნით...“, „თქვენი სურვილის შესაბამისად...“.
• მოთხოვნა. წერილში მოთხოვნა უნდა იყოს ფორმულის მიხედვით "გთხოვთ...".
• შეთავაზება. "ჩვენ შეგვიძლია შემოგთავაზოთ...", "გირჩევთ...".
• დადასტურება. "ჩვენ ვადასტურებთ ...", "ჩვენ მივიღეთ ...".
• უარი. "თქვენი წინადადება უარყოფილია...", "ქვემოთ აღწერილი მიზეზების გამო, ჩვენ ვერ დაგეთანხმებით...", "თქვენი წინადადება განხილულია და აღმოჩნდა არაკონსტრუქციული.".

ფორმალობა საუკეთესო კომპანიონია საქმიანი მიმოწერისთვის, მაგრამ მნიშვნელოვანია, რომ მნიშვნელობა არ დაიკარგოს ოფიციალური ფრაზების მიღმა. საქმიანი წერილის კარგი მაგალითი ასე გამოიყურება:

გამარჯობა, იგორ პეტროვიჩ!

გაფართოებასთან დაკავშირებით, OJSC Romashka-ს სჭირდება ტექნიკის წარმოებისთვის ნედლეულის პარტიების 25%-ით გაზრდა. კომპანია მარგარიტკასთან ჩვენი თანამშრომლობა 5 წელია გრძელდება და აქამდე არანაირი პრეტენზია არ გვქონია. ამიტომ, ჩვენ ვთავაზობთ განხილვას მიწოდების გაზრდის შესაძლებლობები და სირთულეები, რომლებიც შეიძლება წარმოიშვას.

პროდუქტიული თანამშრომლობის იმედით, OJSC Romashka-ს გენერალური დირექტორი გ.ვ.

******************************************************************************